Ma - Vr 08:30 - 17:30
De resultaten:
Inzicht in werkvoorraad en (benodigde) capaciteit
Transparant VMP proces
Veel sturings- en analysemogelijkheden
Elke twee weken nieuwe functionaliteit door Agile aanpak
Minder onnodige communicatie (emails, mondelinge overdracht etc.)
Van inzicht in processen…
Hoeveel bezichtigingen moet ik vandaag nog plannen? Hoeveel capaciteit moet ik als Verhuur teamleider inplannen? Wacht deze woning nog op een eindinspectie?
Deze vragen speelden dagelijks bij Eigen Haard voor 2016, en zorgden voor inefficiënte planning en inzet van medewerkers. Onder begeleiding van Siderian, is in vier maanden tijd het verhuurmutatieproces in Bizagi in kaart gebracht – een modern en flexibel Business Process Management (BPM) platform.
Na een succesvolle livegang is het beheerteam van Eigen Haard opgeleid, en worden regelmatig nieuwe functionaliteiten toegevoegd.
Een jaar later heeft Eigen Haard inzicht in haar bedrijfsprocessen verkregen. De medewerkers van Verhuur, Woonbeleid, Projectbegeleiding en Mutatieonderhoud werken met een gebruiksvriendelijk dashboard, dat informatiebronnen zoals Empire van Cegeka-DSA en andere systemen samenvat. Hierdoor is informatie direct beschikbaar en gemakkelijk te interpreteren. Daarnaast worden notificaties automatisch verstuurd of een nieuwe Bizagi taak komt in het takenoverzicht van een collega.
Naast het inzichtelijk maken van het proces, wordt het platform ook ingezet als kennissysteem. Overheids-, gemeentelijk en organisatiebeleid is geïntegreerd in de processtappen, zodat de medewerkers optimaal ondersteund worden in het maken van beslissingen. En daarmee wordt de klant (de huurder), ook beter bediend!
Naar procesverbetering!
In de huidige tijd, waarin de klant voorop staat met zo laag mogelijke kosten, sturen woningcorporaties op verbetering. In het spanningsgebied van klantgericht werken en operational excellence bewijst een BPM systeem als Bizagi zijn waarde. Eigen Haard heeft dit gedurende het traject ervaren en bereid nu in het huidige LEAN-traject verbeteringen voor, die in Bizagi geïmplementeerd worden.
Doordat alles wordt vastgelegd en gemeten, is de impact van zo’n verbetering direct zichtbaar. In korte tijd zijn verschillende verbeteringen doorgevoerd.
Een mooi voorbeeld is het proces waarbij de mutatieopzichter toetst of de oplevering van de woning naar tevredenheid was. Bij opleverpunten worden er automatisch werkorders in Empire aangemaakt. Het afhandelen van deze telefoongesprekken gebeurt via de app op de iPad: dit kan op elk moment en overal! Bij Siderian noemen we dit continue proces van meten, analyseren en verbeteren Siderian Performance Management.
Wil je meer weten over Siderian Performance Management?
Keuzehulp
Welke uitdagingen ervaar je met je bedrijf?
"Binnen onze organisatie worden processen/activiteiten uitgevoerd waarbij meerdere applicaties en personen bij betrokken zijn. Hierbij worden gegevens uitgewisseld en hebben diverse collega’s een stukje verantwoordelijkheid over het proces."
"Over onze hele organisatie heen worden beslissingen genomen. Deze beslissingen zijn voor >90% gebaseerd op kwalitatieve, recente informatie. Deze informatie is afkomstig uit onder andere activiteiten die ik samen met mijn collega's uitvoer én informatie omtrent onze klanten."
"Bij het uitvoeren van processen maken we gebruik van diverse applicaties, waarbij we in sommige gevallen 'dezelfde' gegevens nogmaals moeten invullen in een andere applicatie. Hierbij komen foutjes en/of dubbelingen wel eens voor."