Inmiddels heeft iedereen wel eens een dashboard voorbij zien komen, en dan bedoel ik niet dat ding in je auto, maar het overzicht van informatie waarmee je visueel kunt monitoren & analyseren. We hebben overigens allemaal te maken gehad met het welbekende corona dashboard dat is ontwikkeld voor en door onze overheid om de ‘simpele burger’ een snel en helder overzicht te geven van de stand van zaken. En of je het nu eens was met die tool of niet, begreep men vaak wel in een oogopslag waar we stonden, en dát is precies de kracht van een dashboard.

Traditioneel: reactief sturen

Misschien moet je zelf wel eens een ‘managementrapportage’ in elkaar draaien of ken je een collega die dit regelmatig doet. Hierbij gaat het vaak om het verzamelen, samenvatten én (overzichtelijk) presenteren van de prestaties over een bepaalde tijdsperiode.

De meest voor de hand liggende zijn bijvoorbeeld omzetcijfers over een bepaald kwartaal. Deze cijfers worden traditioneel in een managementrapportage gezet, zodat ‘men’ snel beslissingen kan nemen én deze eenvoudig uiteen kan zetten.

Misschien herken je het wel binnen je eigen organisatie: ieder kwartaal wordt er door het MT een presentatie gegeven over hoe goed/slecht het in de afgelopen maanden is gegaan. Concluderend worden er misschien zelfs wat wijzigingen doorgevoerd op basis van de gebeurtenissen in de afgelopen maanden. Dit laatste is erg belangrijk, omdat dit een manier van ‘sturen’ is die mondjesmaat verandert.

Proactief sturen

‘Voorkomen is beter dan genezen’, is misschien wel één van de meest gebruikte spreekwoorden in onze taal, puur omdat onze hele mindset hierop gericht is. We zijn ‘bang’ om fouten te maken en doen er alles aan om deze te voorkomen. Op persoonlijk vlak niet erg, maar binnen een organisatie kan één fout grote gevolgen hebben. Het is ook niet gek dat organisaties hele boekwerken hebben waarin diverse protocollen worden omschreven indien iets tóch fout gaat.

En wat nou als ik je zeg dat dit allemaal overbodig zou kunnen zijn. Met de opkomst van Artificial Intelligence en met name Machine learning wordt de techniek om ons heen veel ‘slimmer’. Sterker nog, door middel van bepaalde algoritmes is de techniek zichzélf aan het ontwikkelen, waarbij dit ook steeds vaker menselijke handelingen overneemt.

Nu zal ik je een hoofdstuk over robots besparen, maar ook deze ontwikkeling is én gaat een veel grotere rol spelen in de komende jaren op het gebied van sturingsinformatie.

Voorheen kon je sturingsinformatie in een rapportage weergeven tót een bepaald moment dat niet verder ligt dan de dag van vandaag, we hebben immers geen glazen bol, toch? Nee, we hebben geen glazen bol, maar de ontwikkelingen beginnen hier steeds vaker op te lijken. Zo krijgen we steeds meer te maken met predictive analysis, wat staat voor ‘voorspelbaar analyseren’. Je analyseert feitelijk informatie die nog niet écht bestaat, maar aan de hand van historische gegevens en algoritmes is geschat.

Zie bijvoorbeeld het volgende zeer simplistische scenario: jij hebt een webwinkel die ieder jaar rond de zomer een stijging van 50% omzet heeft, en een daling van 30% in de winter. Als je hier een algoritme op los laat, zou deze dus kunnen voorspellen dat dit volgend jaar wéér gaat gebeuren. Op deze manier kun je in de lente bijvoorbeeld al meer goederen gaan inkopen, omdat jouw dashboard aangeeft deze waarschijnlijk dubbel en dwars te gaan verkopen.

En daar ligt ook meteen het risico én de angst die men heeft om deze manier van analyseren toe te passen: hoe betrouwbaar is deze techniek eigenlijk? En het antwoord is dat deze techniek weldegelijk te vertrouwen is, máár waarbij je zelf moet nagaan in hoeverre het jouw organisatie gaat helpen om werkelijk álles te willen voorspellen.

Artificial Intelligence (kunstmatige intelligentie) ontwikkelt zichzelf razendsnel, waarbij voorspellingen steeds nauwkeuriger worden. Daarentegen moet je jezelf dus wel afvragen of je alles moet willen voorspellen en of dat daadwerkelijk iets bijdraagt aan het sturen van je organisatie.

Dus: gebruiken of niet?

Vraag jezelf af bij diverse rapportages of het jouw organisatie helpt om voorspellingen te doen. Als je bijvoorbeeld kijkt naar verkopen is het erg handig om een voorzichtige voorspelling te doen over de verkopen, waarbij je vele malen minder risico’s loopt met inkoop. Bij andere rapportages zul je misschien wat meer vraagtekens zetten bij voorspellende analyses, waarbij je voorlopig nog even traditioneel zult moeten sturen (wel met dashboards uiteraard). Al met al is het veilig om te zeggen dat Artificial Intelligence dermate is ontwikkelt dat je het kunt inzetten om er diverse voorspellingen mee te doen.

Meer weten over dashboarding in zijn algemeen én hoe ook jij eenvoudiger kunt sturen? Klik eens hier om wat meer te weten te komen over Business Intelligence.

Bedrijfsprocessen vormen de kern van iedere organisatie; het bepaalt hoe het werk is georganiseerd, hoe het wordt uitgevoerd én met welk doel dit wordt gedaan. Hoogstwaarschijnlijk worden er dagelijks talloze processen binnen jouw organisatie uitgevoerd, terwijl je dit misschien niet meteen doorhebt. Toch is het belangrijk deze te herkennen: door processen te herkennen kun je deze optimaliseren, en zorg je voor een (nog) betere klantervaring!

De definitie van een (bedrijfs)proces

In ons vakgebied hebben we het vaak over ‘processen’, maar waar hebben we het dan eigenlijk over? De ‘saaie’ definitie van een (bedrijfs)proces is:

“Een bedrijfsproces bestaat uit een geordende set activiteiten met een specifiek doel. Er kan onderscheid gemaakt worden in primaire, secundaire en ondersteunende processen. ”

Er zijn diverse definities aan het woord ‘bedrijfsproces’, echter zie je in veel van deze definities het woord ‘mens’ terugkomen. Tegenwoordig verandert hier echter veel in; de menselijke handelingen worden steeds vaker overgenomen door computers (automatisering).

Waarom zijn ze belangrijk?

Waarom zou je willen weten welke processen jij en je collega’s dagelijks uitvoeren? De vraag die je jezelf beter kunt stellen is: waarom doe ik wat ik doe én waarom juist op deze manier? Misschien klinkt het stom, maar als je hier eens kritisch over nadenkt zul je er snel achterkomen dat sommige handelingen die je uitvoert compleet overbodig zijn!

Processen geven de route aan die een medewerker doorloopt door middel van de uitvoering van activiteiten. Deze activiteiten volgen elkaar op en zijn soms zelfs afhankelijk van elkaars output. Het doel van bedrijfsprocessen is (meestal) ten behoeve van de klant: hij betaalt immers (indirect) de rekeningen van de organisatie.

Om jouw klant zo goed (en snel!) mogelijk te bedienen is het daarom van belang om jouw proces(sen) daarom zo goed mogelijk te stroomlijnen.

Bedenk zelf eens: als jij een product online besteld, wil je dit het liefst morgen i.p.v. over 3 dagen op de deurmat hebben. Om dit te realiseren hebben online webwinkels enorm sterke order-processen ingericht. Het doel? Ervoor zorgen dat jij je bestelling binnen no-time hebt ontvangen!

Hoe herken je jouw processen?

Dan nu de vraag: ‘Hoe herken ik de processen waar ik zelf verantwoordelijk voor ben?’

In plaats van dat je nu heel complex denkt aan alle handelingen die je op een dag uitvoert, stel je jezelf de volgende vraag:

‘Met welk doel doe ik wat ik doe?’

Iedere dag voor je waarschijnlijk talloze handelingen uit, maar met welk doel doe je dit? Wat wil je uiteindelijk bereiken? Doe je dit voor de klant (primair proces)? Voor een ondersteuning van een ander proces?

Vanaf het doel van het proces gaan we terug beredeneren naar de start van het proces. Stel: het doel van jouw proces is het succesvol afhandelen van klachten.

Jouw proces eindigt bijvoorbeeld op het moment dat de klant zegt: ‘Bedankt voor het afhandelen van mijn klacht, ik ben tevreden met de geboden oplossing’.

Wat was de stap hiervoor? Waarschijnlijk het aanbieden van een oplossing aan de klant.
Daarvoor? Het noteren van de klacht. En daarvoor? Het opnemen van de telefoon om de klacht aan te horen.
Door terug te beredeneren maak je jouw eigen proces eenvoudig inzichtelijk.
Om het jezelf nóg eenvoudiger te maken kun je de processtappen ook noteren in een model:

 Top! Je hebt nu een proces wat je wellicht dagelijks uitvoert getekend. Wellicht zie je er wel een activiteit tussen staan waarvan je denkt ‘waarom doen we dit eigenlijk?’. En dat is volkomen logisch. Men staat pas écht stil bij werkzaamheden als ze uiteengezet worden.

Gemodelleerd proces: en nu?

Je hebt een proces gemodelleerd waar je zelf verantwoordelijk voor bent. Maar wat moet je er nu mee doen? Er zijn diverse methoden om processen te optimaliseren. De makkelijkste methodiek die je zelf kunt toepassen is een algemene analyse & eliminatie. Klinkt heftig, maar je zet simpelweg elke activiteit uiteen in handelingen. Het resultaat is één lijst aan taken die je uitvoert met als doel de afronding van het proces.

Business Process Management

Een stap verder is het digitaliseren en automatiseren van bedrijfsprocessen. Hierbij voer je de processen direct uit in één systeem, in ons geval is dit Siderian Cloud. Naast de mogelijkheid om je werkzaamheden digitaal uit te voeren, kun je alle gegevens met betrekking tot het proces weergeven in een dashboard. Zo waarborg je altijd de kwaliteit van jouw proces én kun je tijdig bijsturen.

Meer weten over Business Process Management? Download vandaag nog het whitepaper, zodat je snel weet wat de mogelijkheden zijn voor jouw organisatie!

Inmiddels zal het je duidelijk zijn dat het optimaliseren van processen, om deze vervolgens te digitaliseren, ons op het lijf geschreven is. Feitelijk is Siderian Cloud, ons low-code platform, opgezet naar aanleiding van onze passie voor Business Process Management (BPM). Tóch blijkt dat het bij velen gezien wordt als een grootschalige implementatie, waarbij er vooral veel tijd en geld geïnvesteerd dient te worden. We denken hier anders over, het optimaliseren van ieder bedrijfsproces zou laagdrempelig moeten zijn wat betreft de inzet van middelen. In deze post neem ik je daarom mee in het proces voor procesverbetering (snap je ‘m nog?), maar dan hoe je dat zo vrij mogelijk kunt doen, zonder dat je vast zit aan hoge kosten!

De klant centraal

Waarom zou je een proces willen optimaliseren? Voor de klant! Het optimaliseren van bedrijfsprocessen moet altijd hetzelfde centrale doel hebben: het (nog) beter/sneller kunnen bedienen van de klant, waarbij er zo min mogelijk middelen worden verspild. Met dit doel in het achterhoofd kun je starten met de analyse van het proces. Om het gemakkelijk(er) te maken: schets het proces eens uit op papier, waarbij je elke processtap in een hokje weergeeft en verbindt aan een volgende processtap.

De volgende stap is het kritisch analyseren van het proces, waarbij je elke stap onder de loep neemt. Welke handelingen worden er uitgevoerd? Hoeveel tijd kost dit (ongeveer)? Welke medewerker is erbij betrokken? Welke systemen? Een vrij uitgebreide klus, maar met mogelijk groot (kosteloos) resultaat!

Maar bij welk proces begin ik?

Goede vraag! Wellicht zijn er honderden processen in jouw organisatie die dagelijks worden uitgevoerd. Welk proces moet je er dan uitpikken om te analyseren? Hierbij kijken we wederom terug naar het doel van de optimalisatie: de klant! Welke processen staan het ‘meest dicht bij’ de klant óf hebben een grote impact op de klantbeleving? Dit zijn hoogstwaarschijnlijk de processen die je ‘voorrang’ wilt geven. Uiteindelijk zou het natuurlijk het beste zijn als je ieder proces kunt analyseren en optimaliseren, maar je moet érgens beginnen!

Continu verbeteren

Je hebt een (eerste) proces uitgekozen, deze geschetst én de uitwerking/details van het proces uitgewerkt. In principe ken je het proces nu van begin tot eind op een relatief gedetailleerd niveau. Wellicht dat je tijdens het schetsen al dacht ‘waarom doen we dat eigenlijk zo?’ of ‘Kunnen we dit niet beter op die manier doen?’ Heel goed! Hiermee kaart je direct een ‘probleem’ aan wat we bij vele organisaties tegenkomen: processen die eigenlijk verre van optimaal worden uitgevoerd, maar omdat er nooit een analyse wordt gedaan komt dit ook niet aan het licht.

En hoe starten we met de verbetering? Een ‘ouderwetse’ manier zou zijn door een ad-hoc project op te zetten, stakeholders te betrekken, een projectweg te schetsen en deze uit te voeren. Een (waarschijnlijk) langdurig project, waarbij de focus al snel verloren gaat: het beter bedienen van de klant.

Een moderne manier is het gebruiken van een meer Agile manier van verbeteren: korte iteraties waarin steeds een beetje resultaat wordt geboekt. Wijzelf maken gebruik van Lean Six Sigma, de optimalisatietechnieken waar onze diensten en producten op gebaseerd zijn.

Voor het continu verbeteren van processen raad ik je het DMAIC model aan:

Het model is gericht op het continu verbeteren van problemen (in ons geval: suboptimale processen), waarbij de oorzaak niet per definitie is vastgesteld.

Define:
Wat is het probleem? Tegen welke uitdaging lopen we aan? Welk doel willen we bereiken?

Measure:
Hoe groot is de uitdaging? Welke informatie hebben we nodig? Hoe verzamelen we de vereiste informatie?

Analyze:
Wat zijn mogelijke oorzaken van het suboptimale proces? Welke oorzaken heb ik zelf al bedacht (tijdens het schetsen van het proces)? Welke prioriteiten stellen we voor de verbetering?

Improve:
Welke verbeteringen kunnen we doorvoeren? Hoe gaan we de oplossingen testen? Hoe verzorgen we de implementatie ná de test?

Control:
Hoe gaan we de verbeteringen borgen? Hoe reageren we voortaan op signalen van verbetering?

Kortom, door de vragen omtrent het DMAIC model te beantwoorden kun je continu processen verbeteren. Uiteraard zijn er nog talloze methoden en modellen die je kunt gebruiken bij het verbeteren van processen, denk bijvoorbeeld aan de PDCA-cyclus (plan-do-check-act), waarbij de essentie op hetzelfde neerkomt: processen continu verbeteren in plaats van één groot verbeterproject

En hoe sluit BPM hier op aan?

We zouden haast de essentie van deze post vergeten: het (vrijwel kosteloos) verbeteren van processen zonder een langdurig, technisch implementatietraject in te gaan. BPM moet je zien als een aansluiting op een geoptimaliseerd proces, waarbij voornamelijk de uitvoer en de borging van het proces centraal staat in één digitale omgeving.

Door het (zojuist geoptimaliseerde) proces vast te leggen in een BPMS (Business Process Management System/Suite) kun je het proces niet alleen digitaal uitvoeren, en hiermee de kans op fouten enorm verlagen, je kunt de resultaten en de stand van zaken ook monitoren en analyseren in een visuele omgeving. Daarbij borg je ook de optimalisatie van het proces; men kan niet ‘terugvallen’ in een oud werkpatroon waar zij al jaren mee gewerkt hebben.

‘Heb je per se een BPMS nodig?’

Als schrijver van deze blogpost en medewerker van een organisatie die een BPMS aanbiedt zou ik natuurlijk moeten zeggen van wel. Echter, het is zeker niet noodzakelijk om een BPMS aan te schaffen/ te implementeren. Als binnen jouw organisatie processen in een apart systeem worden uitgevoerd kun je de optimalisatie prima aansluiten op de bestaande systemen. Echter, zoals ik net aangaf, is een BPMS wél een perfecte aansluiting op een geoptimaliseerd proces, al helemaal omdat je de status en de borging van het proces nagenoeg kunt garanderen!

Wil je meer weten over ons BPMS: Siderian Cloud én hoe je kosteloos een demo kunt ontvangen? Klik dan hier!

Indien je ooit een verandertraject hebt doorgemaakt, zal de volgende situatie je maar al te bekend voorkomen: er doet zich een uitdaging voor, een probleem, een situatie die niet bepaald winstgevend te noemen is óf een concrete wens om het beter te doen. Er wordt een partij gekozen die de uitdaging mag oplossen, vaak extern, maar tegenwoordig worden veel uitdagingen ook met interne kennis aangevlogen. Een ontwerp wordt gemaakt, ‘de oplossing’ wordt gerealiseerd, iedereen is enthousiast… Maar na een paar maanden vallen de uitvoerende medewerkers terug in hun ‘oude patroon’.

Bovenstaande situatie is voornamelijk bij IT-projecten erg herkenbaar, men werkt al jaren conform een bepaalde werkwijze, waarom moet dit veranderen en ‘waarom komt er allemaal ingewikkelde techniek bij kijken?’

De voornaamste reden dat verandertrajecten moeizaam verlopen en/of uiteindelijk niet slagen, is omdat de belangrijkste factor niet (actief) betrokken wordt: de mens.

De uitdaging moet unaniem bekend zijn

Om een verandertraject te laten slagen, moet in de eerste instantie unaniem bekend zijn wáárom we gaan veranderen als organisatie. Waarom is de huidige manier van werken niet goed (genoeg)? Wat gaat de gewenste situatie ons opleveren t.o.v. de huidige situatie? Hoe zit het met de techniek? Allemaal vragen waarbij het antwoord unaniem bekend moet zijn onder iedereen die betrokken is bij de verandering, maar bovendien de eindgebruikers.

Los van het feit dat iedereen moet weten waarom er veranderd moet worden, is het extreem belangrijk om een ondersteunende bedrijfscultuur te voeren. Een medewerker die zich daadwerkelijk gehoord voelt én waarbij zijn zorgen serieus genomen worden, zal meer commitment tonen dan iemand die ‘genegeerd’ wordt.

Tot slot creëer je flink draagvlak op het moment dat je alle medewerkers vanaf stap 1 actief betrekt bij de veranderingen. Men weet immers waarom er veranderd moet worden én wat het de organisatie (en dus ook hen) gaat opleveren. Door medewerkers (lees: gebruikers) verantwoordelijkheid te geven zullen zij eerder een vorm van eigenaarschap tonen. De medewerkers zullen het product als ‘hun product’ gaan zien en niet meer zonder de nieuwe oplossing willen werken!

Maar hoe ziet een effectief verandertraject er dan uit?

Los van het feit dat de mens actief betrokken moet worden, zijn er nog meer randzaken die te maken hebben met een niet-succesvol verandertraject. Hieronder geef ik een aantal tips over hoe ook jouw verandertraject tot een succes wordt!

1) Het begin: het plan, de strategie, het doel

Het zal je niets verbazen dat dit een cruciale stap is om een verandertraject succesvol te laten verlopen. Bekijk de verandering vanaf de oorzaak: waarom is er verandering nodig? Verloopt er in de organisatie iets niet zoals gewenst? Is er behoefte aan digitalisering? Schrijf de oorzaak zo goed mogelijk uit en kijk voornamelijk naar de schaal van het probleem. Dit heeft alles te maken met de verandercapaciteit die je als organisatie bezit. Je kunt al onze tips nóg zo goed uitvoeren, als de verandering simpelweg te groot is voor de capaciteit die je bezit, moet je de verandering opknippen en stapsgewijs uitvoeren.

Zet een duidelijk doel neer: waar willen we als organisatie/team naartoe en wanneer kunnen we de verandering als een succes beschouwen?

2) Bepaal een effectieve uitvoering

Als het doel en de werkwijze eenmaal duidelijk zijn, is het niet aan te raden in één ruk een complete verandering door te lopen. Dit wordt vaak als te haastig gezien, waarbij eventuele ruimte voor reflectie ontbreekt. Je kunt een verandertraject beter indelen in fasen (agile), waarbij er na een aantal weken een reflectiemoment is. Hierbij zou iedere betrokkenen input moeten kunnen leveren op de huidige stand van zaken: wat is er al bereikt, tegen welke problemen lopen we aan, is iedereen het nog eens met de verandering? Door eventuele uitdagingen gedurende het traject te tackelen, voorkom je een oplossing die wellicht na een aantal weken niet meer gebruikt wordt.

3) Betrek en faciliteer de leidinggevenden

Voornamelijk bij grootschalige veranderingen is het van belang de leidinggevenden actief te betrekken. Zij vormen een voorbeeldfunctie voor het team waar zij leiding aan geven. Een leidinggevende die niet-ondersteunend gedrag vertoond ten aanzien van de verandering zal zijn team dan ook niet motiveren om mee te veranderen. Een leidinggevende die enthousiast is over de gevolgen van de verandering kan zijn team eerder meekrijgen, waardoor de verandering uiteindelijk een succes genoemd kan worden.

Hoe waarborg je de verandering?

Je kunt natuurlijk heel kort zeggen “de verandering is succesvol afgerond, nu moet iedereen hier gewoon mee werken”. De praktijk zegt wat anders: medewerkers vallen terug in hun oude vertrouwde patronen, gebruiken liever de systemen die zij al jaren gebruikte, raken wellicht gedemotiveerd en er doen zich nieuwe problemen in de organisatie voor. Dat is immers niet wat we willen, toch? Na een succesvol verandertraject is het belangrijk om niet direct de touwtjes los te laten en er simpelweg op te ‘vertrouwen’ dat alles nu wel goed komt.

Blijf actief monitoren en vraag regelmatig de gebruikers hoe het gaat: wat vinden zij van de nieuwe manier van werken, is het wat ze verwachtten? Is er misschien nog ruimte voor verbetering? Vinden ze het prettiger ten opzichte van de werkwijze vóór de verandering?

Onze visie

Niet voor niets is onze visie ‘het actief betrekken van mensen, processen en ICT om tot een succesvol project te komen’. De mens speelt een grote rol in de organisatie, een rol die doorslaggevend is voor het succes van een verandertraject. Onze visie uit zich in de praktijk dan ook door eerst een heldere analyse van de organisatie te maken: hoe worden de processen momenteel uitgevoerd, wie heeft welke rol, hoe ziet een ‘betere’ situatie eruit binnen deze organisatie. Meer weten over hoe we binnen jouw organisatie een succesvol verandertraject uitvoeren, waarbij concrete doelen ook écht worden behaald? Neem hier eens een kijkje!

Indien op deze website prijzen worden genoemd, ongeacht de valuta,
zijn deze altijd exclusief BtW.

Het mag geen geheim zijn dat we bij Siderian onze focus leggen op datakwaliteit: wat voor applicatie/software je ook gebruikt, de data moet kwalitatief in orde zijn. Voor een ondernemer met een divers IT-landschap lijkt het wellicht ingewikkeld en kostbaar: hoe lang duurt een datakwaliteit ‘traject’? Wat mag het kosten? Kan het niet kleinschalig?

Het is logisch dat je als ondernemer onzeker bent over de effecten van een datakwaliteitscan/traject. De effecten zijn immers onzichtbaar! Bij een succesvol traject maakt je onderneming voortaan gebruik van kwalitatieve data, iets wat natuurlijk altijd zo had moeten zijn. Om datakwaliteit te optimaliseren binnen een kort tijdsbestek én tegen minimale investering hebben we een pilot opgezet: binnen slechts enkele weken pakken we jouw belangrijkste datakwaliteitsproblemen aan, zodat je voortaan alleen nog gebruik maakt van 100% correcte data!

Wat verstaan we onder (slechte) datakwaliteit?

Want data=data toch? Als ik een nieuwe klant registreer met de leeftijd van 30 jaar, wat kan hier dan fout in gaan? Genoeg! Onderstaand heb ik een aantal voorbeelden gegeven van foutieve datakwaliteit. De gevolgen kunnen groot zijn, al helemaal wanneer de data wordt gebruikt om de organisatie sturing te geven. Stel je voor dat bepaalde omzetten dubbel worden geregistreerd, waardoor het lijkt dat de organisatie ineens véél meer geld omzet dan gemiddeld. Een probleem dat waarschijnlijk wel aan het licht komt, het valt immers op! Maar je wilt dit soort problemen liever voorkomen, je hebt wel wat beters te doen dan continu achter de feiten aan te lopen.

Soorten datakwaliteitsproblemen:

Hieronder heb ik een aantal veel voorkomende datakwaliteitsproblemen omschreven. Bekijk ook deze post, waarin ik verder ben ingegaan op datakwaliteitsproblemen.

• Dubbelingen: een collega die in meermaals in de personeelsomgeving is geregistreerd, hierbij gaat het om een dubbeling omdat hij slechts één keer moet voorkomen.

• Volledigheid: een goed voorbeeld is een formulier dat ingevuld moet worden door een klant, waarbij bepaalde (belangrijke) velden zijn overgeslagen, waardoor je vervolgens veel tijd kwijt bent aan het achterhalen van deze informatie.
• Zwevende data: hierbij gaat het om data die niet (meer) gekoppeld is aan een systeem. Het gaat in feite om informatie die niet toegewezen zijn en dus ‘zweven’.

Oké, maar wat gaan we hier aan doen?

Om de datakwaliteitsproblemen in jouw organisatie aan het licht te krijgen (en hierna te verbeteren), hebben we een datakwaliteitsscan ontwikkeld binnen onze eigen software-omgeving: Siderian Cloud. Een datakwaliteitscan wordt aangesloten op jouw databron(nen), waarbij we een scan op de records uitvoeren. Het resultaat geeft de fouten weer binnen jouw databronnen: waar zitten de dubbelingen? Welke informatie is incompleet? Is er sprake van zwevende data?

In de datakwaliteitsmonitor kun je vervolgens 24/7 de status van jouw data monitoren. Je wilt immers weten wáár de fouten zich voordoen, zodat je het probleem ook daadwerkelijk bij de bron kunt aanpakken.

En waarom is dit zo belangrijk?

Waarom al deze tijd en middelen investeren in het verbeteren van de datakwaliteit? Waarom is het zó belangrijk om een aantal dubbelingen op te lossen, om wat zwevende data te koppelen en om formulieren volledig binnen te halen?

Omdat het oplossen van datakwaliteitsproblemen zónder de bron aan te pakken dweilen met de kraan open is. Je kunt zonder een scan lastig achterhalen waaróm de data niet correct is. De data wordt steeds belangrijker voor de sturing van je organisatie, we worden er in zeker zin steeds afhankelijker van. Organisaties gebruiken data steeds meer als een vorm van sturing; cruciale beslissingen worden gebaseerd op datamodellen en rapportagetools die een steeds complexere vorm aannemen.

In het kort: de investering is minimaal, het resultaat is cruciaal.

Op weg naar 100% correcte data!

Bij Siderian ligt onze focus op de garantie voor een goede datakwaliteit. Als ondernemer of uitvoerder heb je wel wat beters te doen dan jezelf bezighouden met het verhelpen van datakwaliteitsproblemen. Met onze pilot kunnen we binnen enkele weken onze oplossing binnen jouw organisatie realiseren! Meer informatie over onze pilot óf wil je gewoon meteen beginnen met het optimaliseren van je datakwaliteit? Klik hier!

Een aantal blogpost’ s geleden hadden we het over opkomende trends binnen Business Process Management (BPM). Eén daarvan was process mining; een techniek om processen te analyseren aan de hand van handelingen (events). Het doel hiervan is om een daadwerkelijke procesuitvoer te vergelijken met de ‘happy flow’ (hoe een proces optimaal zou verlopen). Maar wat houdt de techniek precies in? Wanneer moet je het gebruiken én wat is de toegevoegde waarde van process mining?

De basis van process mining

Om te beginnen sluit process mining nauw aan op BPM; de techniek waarmee je bedrijfsprocessen digitaliseert/automatiseert, om vervolgens de bedrijfsprocessen 24/7 te kunnen monitoren. Het doel hiervan is dat je als manager c.q. beslisser een overzicht van informatie hebt waarop je jouw managementbeslissingen kunt baseren.

Het eerste issue waar een beslisser hierbij tegenaan (kan) lopen/loopt, is dat hij beslissingen neemt op basis van de output van een proces; ofwel, wat is het resultaat van het uitgevoerde proces? Er is weinig/geen inzicht in de uitvoer van het proces en men is niet op de hoogte van de mate waarin het proces optimaal wordt uitgevoerd.

De basis van process mining ligt in het verhelpen van dit issue; je vergelijkt de optimale (happy) flow met de daadwerkelijke uitvoer van het proces.

Hoe gaat dit in zijn werk?

Op het eerste gezicht klinkt dit misschien als een technisch hoogstandje, maar dat valt reuze mee. Zoals ik eerder vermeldde, kijkt de process mining software naar de daadwerkelijk uitgevoerde processen. De meeste systemen/software waar men processen in uitvoert houden ‘event logs’ bij; dit zijn in feite de handelingen binnen een proces die worden uitgevoerd om tot een totaal proces te komen. Je kunt deze event logs het beste voor je zien als een soort digitaal logboek; op welke moment is welke handeling uitgevoerd (en soms ook: door wie)?

De software gebruikt deze event logs als basis om een proces in kaart te brengen.
Er wordt in feite door de software een schets gemaakt van elke handeling én welke vervolg handeling hierop wordt uitgevoerd. Er wordt als het ware een kaart gemaakt van alle handelingen en in welke volgorde deze (op basis van frequentie) worden uitgevoerd.

Hiermee wordt ook gelijk duidelijk dat process mining dus niet hetzelfde is als een rapportagetool (zoals een BPMS: Business Process Management System), maar een analysetool. Je gebruikt process mining écht om te analyseren hoe een proces momenteel wordt uitgevoerd én hoe je dit kunt optimaliseren.

Waarom zou je process mining gebruiken?

Je zou ook gewoon gebruik kunnen maken van je dashboard om procesinformatie in te zien, waarom zou je dan tóch process mining moeten gebruiken? Een dashboard laat zien wat de uitkomst (output) van een proces is, waarbij je als beslisser dus alleen kijkt naar wat er uiteindelijk uit de black-box (proces) komt rollen.

Process mining daarentegen kijkt echt naar de kern van het proces; welke stappen worden er genomen, welke vervolgstappen worden er genomen én waar liggen eventuele knelpunten/optimalisatie mogelijkheden? Het voordeel van process mining zit hem voornamelijk in het visuele: complexe processen die normaal tientallen stappen bevatten, kunnen visueel worden gepresenteerd. Process mining is daarom ook géén vervanger van je rapportagetool, maar juist een hele waardevolle aanvulling!

Siderian (Cloud) en process mining

In de BPM-module van Siderian Cloud digitaliseer je al je processen (optimaal), voer je deze uit én monitor je de status van je processen. Je zou kunnen zeggen dat Siderian Cloud (BPM) in deze een aanvulling is op process mining: in de eerste plaats analyseer/optimaliseer je de processen middels process mining, om deze vervolgens vast te leggen in Siderian Cloud. Momenteel zijn ook wij bezig met de ontwikkeling om processtappen te visualiseren middels process mining, zodat je als gebruiker in kunt zien welke stappen er worden genomen, hoeveel tijd deze gemiddeld in beslag nemen én dus ook waar verbetermogelijkheden zitten!

Wil je meer weten over onze BPM-module, zodat ook jij processen optimaal kunt vastleggen en uitvoeren? Neem eens een kijkje op onze
Siderian Cloud pagina over BPM en neem contact met ons op!

U kunt ook direct contact met ons opnemen, klik dan hier

Het afgelopen jaar was voor de hele wereld een (economische) shock. Hoe de ene organisatie ten onder ging aan de gevolgen van de crisis, kon een andere organisatie opbloeien en profiteren van thuiswerkend Nederland. Het zou bijna ‘knap’ te noemen zijn als een organisatie stabiel is gebleven in het afgelopen jaar: zonder groei, zonder krimp.

Maar wat als je als organisatie flinke verliezen hebt geleden? Óf als je als organisatie een gigantische groei hebt doorgemaakt en deze wilt vasthouden? Waar te beginnen? Met Business Intelligence komt u samen met uw cijfers weer op de rails: of je nou een goed of slecht jaar achter de rug hebt!

De basis: Wat is Business Intelligence ook alweer?

Voordat we op de inhoud in gaan is het belangrijk de definitie van Business Intelligence (BI) te definiëren. De definitie van BI gaat om het verzamelen en analyseren van bedrijfsgegevens en bedrijfsinformatie. Verschillende tools kunnen gebruikt worden om de data te analyseren én visualiseren, waar we later op terugkomen.

Zelf gebruiken we de definitie:
Van ruwe data naar visuele informatie. Het doel van BI zien wij als het visualiseren van bedrijfsinformatie, zodat je hier (altijd) snel en effectief op kunt sturen. En voor wie is BI toepasbaar? Iedereen! Dat is het mooie van BI, elke organisatie (met data) kan er gebruik van maken.

BI binnen de online retail sector

Binnen de online retail sector is er het afgelopen jaar veel veranderd. In de meeste gevallen heeft er een groei plaatsgevonden als gevolg van de lockdown(s), men kon immers alleen nog maar online aankopen verrichten. Door deze groei is er binnen deze sector (veel) data ontstaan. Data die je kunt gebruiken om je organisatie mee te sturen én inzicht te krijgen in ontwikkelingen die je anders wellicht zou missen. Door informatie visueel te maken (dashboards) zie je in één oogopslag vaak al wat de status is van je organisatie.

Er is een kans dat, als de winkels straks (fysiek) weer opengaan, een aantal consumenten hier haar aankopen doet. Dit kan betekenen dat de online retail weer een stapje terugneemt, tenzij er goed naar de data gekeken wordt om de klant juist vast te houden. Waar kijkt de consument naar? Op welk aspect van je website blijven ze hangen? Wat wordt er gekocht, en door wie?

Allemaal vragen die je door middel van Business Intelligence kunt beantwoorden. Het is dus (zeker!) voor een organisatie die groei heeft doorgemaakt des te belangrijker deze vast te houden en actief te kijken naar de informatie die er is.

Weer óp de rails na een slechte periode

Anderzijds is BI uiteraard ook een goede oplossing voor als je organisatie juist een daling heeft doorgemaakt de afgelopen periode. Waarom? Omdat je graag wilt weten waar je kosten in zitten, wat wordt er wel gekocht, maar wat ook zeker niet! BI kan tevens worden ingezet als besparings-tool, omdat je snel inziet wat je inkomsten en uitgaven zijn. Omdat je de data 24/7 in kunt zien, heb je dus altijd een goed overzicht van de status van je totale organisatie én hoe je dus ook weer de stijgende lijn kunt aanhouden! 

Waar te beginnen?

Een terechte vraag, aangezien het wellicht op het eerste oog een ietwat complexe oplossing lijkt. Integendeel! Het ‘enige’ wat er in feite wordt gerealiseerd, is een dashboard boven op de data, die je tóch al in huis hebt.

Siderian is hierin uw partner: we beginnen vanuit uw organisatiedoelstellingen met het analyseren van uw data. Welke data vindt u belangrijk en wilt u graag inzien? Welke data wellicht helemaal niet? Op deze manier realiseren we ‘vraag-gestuurde BI’, zodat er geen resources worden verspild.

We ontsluiten uw databronnen, daar waar u uw informatie liever visueel inziet. Tot slot realiseren we een dashboard wat perfect aansluit op uw wensen. Maakt u gebruik van een standaardapplicatie zoals:

• Exact Online
• Salesforce
• Mollie

Dan hebben we nú al een dashboard voor uw applicatie gerealiseerd. Binnen 48 uur staat uw dashboard en is het volledig operationeel!

Een aantal maanden geleden hebben we besloten kleinschalige trajecten aan te bieden: pilot-trajecten. Deze trajecten hebben we opgezet om de drempel qua resources lager te maken voor iedereen die geïnteresseerd is in o.a. procesoptimalisatie en digitalisering. We vinden het belangrijk dat ieder (type) organisatie, groot of klein, moet kunnen optimaliseren. Onze missie is dan ook om iedereen door middel van een pilot-traject, optimalisatie-mogelijkheden aan te kunnen bieden, of je nu 5 of 500 medewerkers in dienst hebt. 

Hoe ziet zo’n pilot-traject eruit?

Een pilot-traject is om te beginnen gebaseerd op onze vaste diensten en producten. Hierbij speelt onze grootste dienst, Siderian Performance Management, een belangrijke rol. Een pilot-traject is (in tegenstelling tot een standaard-dienst) gericht op het oplossen van één specifiek knelpunt binnen een pijler.

Momenteel bestaat het aanbod pilots uit drie pijlers:

1)    Business Process Management (BPM)

De eerste pijler staat in het teken van digitale procesoptimalisatie. Hierbij kijken we naar (bijvoorbeeld) één specifiek proces wat zich binnen jouw organisatie afspeelt. Denk bijvoorbeeld aan een HR-proces wat niet optimaal verloopt.

Een consultant gaat het vraagstuk met je aan en bekijkt de optimalisatie mogelijkheden. Daarbij kun je kiezen om te digitaliseren middels onze eigen software: Siderian Cloud. Een pilot traject duurt maximaal 2-3 weken, waarbij je de garantie hebt op resultaat!

2)    Business Intelligence (BI)

De tweede pijler staat voor de digitale informatievoorziening. Hierbij kijken we naar jullie huidige rapportagevorm en bekijken de optimalisatiemogelijkheden. In veel gevallen wordt er bijvoorbeeld nog gewerkt met traditionele (Excel) rapportages.  Er zijn vandaag de dag talloze BI-mogelijkheden die je kunt toepassen om meer én beter inzicht in de cijfers te krijgen.

3)    Data Management
Tot slot onze Data Management module. Hierbij is het van belang dat je te weten komt wat er met je data gebeurt, door wie en op welk moment. Daarbij kijken we ook naar de datakwaliteit van bijvoorbeeld een specifiek proces of een specifieke databron. Een correcte datakwaliteit is de basis voor solide informatievoorziening: je kunt immers de mooiste dashboards hebben, maar als deze gevuld zijn met ‘slechte’ data, is de waarde nihil.

Een pilot-traject is dus ondanks zijn kleine schaal een maatwerk traject. Onder een maatwerk-traject verstaan we een periode waarin jij als klant de koers en resultaten bepaalt. De enige ‘basisregel’ voor een pilot is dat het gaat om één specifiek knelpunt of één specifieke behoefte die opgelost dient te worden. 

Welke stappen ondernemen we?

Laten we als voorbeeld nemen dat een HR-proces in jouw organisatie stroef verloopt: resultaten zijn niet als gewenst, doorlooptijden verschillen en er is totaal geen inzicht in de data omtrent het proces (wie doet wat en op welke manier).  

Om te beginnen analyseren we het door jouw aangegeven knelpunt óf de behoefte die je graag wilt vervullen. In het voorbeeld analyseren we dus eerst het proces: wat zijn de inhoudelijke stappen en wie is er verantwoordelijk?

Na de analyse van het proces is het van belang om te kijken naar optimaliseringsmogelijkheden. Waar valt winst te behalen? Hoe kan het proces efficiënter worden uitgevoerd? Waar lopen medewerkers tegenaan? Allemaal vragen die we op een korte termijn kunnen beantwoorden.

Na een gestructureerde procesoptimalisatie is het van belang om te kijken naar digitaliseringsmogelijkheden. Hiervoor gebruiken we onze eigen ontwikkelde software: Siderian Cloud. Binnen Siderian Cloud is het mogelijk om processen vast te leggen en uit te voeren.

Hierbij realiseer je in feite een applicatie voor het specifieke (zojuist geoptimaliseerde) proces.

‘Waarom zou ik één of meerdere processen specifiek in Siderian Cloud willen uitvoeren?’

Omdat Siderian Cloud méér is dan alleen een omgeving waarin je processen kunt uitvoeren. Het[NH1]  is een omgeving waar je alle data omtrent het proces kunt inzien op een visuele wijze. Je kunt exact terugvinden wie het proces uitvoert, wanneer dit gebeurt, met welk resultaat en op welke termijn. Kortom: je kunt alle informatie omtrent het proces terugvinden.

‘En dat is van belang omdat..?’

Omdat je constant inzicht nodig hebt om te blijven optimaliseren. Hiermee bespaar je kosten, werk je efficiënter en behaal je méér resultaat uit hetzelfde proces. Tegenwoordig wordt het steeds belangrijker dat je de data die je in huis hebt optimaal benut en data gedreven stuurt om je concurrentie voor te blijven.

Een pilot-traject is succesvol afgerond als het vooraf gedefinieerde resultaat is behaald. In ons geval is het HR-proces geoptimaliseerd en vastgelegd in Siderian Cloud zodat het proces ook optimaal blijft! Hebben we het afgesproken resultaat niet behaald? Dan hanteren we no cure no pay, aangezien uw resultaat het allerbelangrijkste is.

Kan ik bij een pilot-traject dezelfde kwaliteit verwachten?

Absoluut, ondanks dat het traject veel kleinschaliger is dan bijvoorbeeld een traject met Siderian Performance Management, blijft de kwaliteit bij ons op één staan. We hebben juist de pilots gerealiseerd om op een kort termijn dezelfde kwaliteit te leveren als bij onze overige producten en diensten. Het concrete verschil zit hem voornamelijk in de omvang van zowel de doorlooptijd als het resultaat.

Met Siderian Performance Management zouden we bijvoorbeeld alle processen omtrent een afdeling kunnen optimaliseren, terwijl we bij een pilot-traject één specifiek proces optimaliseren. Onze werkwijze en communicatie verandert hierin absoluut niet.

Voorkomen is beter dan genezen, dat geldt al helemaal voor datakwaliteitsproblemen. Voor elke fout die je tegenkomt zijn er waarschijnlijk nog talloze op te sporen en te verhelpen! Inmiddels weet je dat we bij Siderian gebrand zijn op 100% correcte data; een streven waar nagenoeg altijd een datakwaliteitscan voor nodig is. Maar, we hebben uiteraard ook een aantal tricks up our sleeves om datakwaliteitsproblemen te voorkomen, in plaats van deze achteráf op te lossen!

6 tips om datakwaliteitsproblemen te voorkomen

1) Kijk naar het begin; de invoervelden
Laten we beginnen bij de oorzaak van een groot gedeelte van de datakwaliteitsproblemen; de invoervelden. Om te voorkomen dat jijzelf of je collega’s fouten maken bij het invoeren van nieuwe gegevens, zou je als organisatie standaarden moeten bepalen voor invoervelden. Als voorbeeld; een formulier kan niet worden opgestuurd als een postcode niet bestaat uit 4 cijfers, opgevolgd door 2 hoofdletters. Hiermee dwing je eigenlijk al vanaf begin af aan af dat de data 100% juist wordt ingevoerd (en dan kan het ook eigenlijk niet meer fout gaan 😉).Hier

2) Heb je écht al die data nodig?
Nee dat is niet sarcastisch; kijk ten tweede eens naar de data die je in huis hebt! Hierbij is het wederom belangrijk om dit te analyseren aan de hand van je invoervelden. Jij of je collega’s moeten wellicht dagelijks tientallen (digitale) formulieren invullen waarbij er een complete set aan informatie wordt opgevraagd. Maar wat wordt er met deze data gedaan? Heeft de data écht een doel of wordt het opgevraagd omdat dit vanaf het begin al zo was? Overweeg om de data zónder een doel te verwijderen, dan verwijder je de datakwaliteitsproblemen mee!

3) Zorg voor gebruiksvriendelijke formulieren
Je moet een formulier invullen, krijgt een foutmelding, maar je hebt geen idee wát er precies fout is. Enorm frustrerend en enorm demotiverend als dit op de werkvloer gebeurt. Zorg er daarom voor dat je de formulieren zo gebruiksvriendelijk mogelijk formuleert. Een formulier dat niet prettig werkt wordt al snel genegeerd en men gaat op zoek naar alternatieven. Een foutmelding is zeker niet verkeerd; ze zijn er immers om datakwaliteitsproblemen te voorkomen, maar zorg dat ze de gebruiker zo goed mogelijk begeleiden naar de fout en hoe deze te verbeteren is.

4) Dubbele data corrigeren
Een ander veelvoorkomend datakwaliteitsprobleem is het aantal dubbele records in de data. Dat wil zeggen dat hetzelfde record meermaals in een bepaald systeem staat (wat niet de bedoeling is). Als je weet dat deze dubbele data records aanwezig zijn in jouw bedrijfssystemen, onderneem dan actie! Bij de oorsprong is het belangrijk om goed te kijken naar de manier waarop de data wordt ingevoerd (zie stap 1). Zorg dat er duidelijke regels zijn met betrekking tot het invoeren van nieuwe data, zodat je niet achteraf hoeft te corrigeren. Gelukkig zijn er een aantal gratis tools beschikbaar die je helpen met het opsporen en verwijderen van dubbele records.

Het enige probleem is dat sommige records in betekenis hetzelfde zijn, maar dat ze nét iets anders staan omschreven. Denk bijvoorbeeld aan het record ‘Hogeschool van Amsterdam’. Ieder ander maakt het zichzelf makkelijk en omschrijft de hogeschool als de ‘HVA’. De betekenis is hierin hetzelfde, maar als je scant op ‘Hogeschool van Amsterdam’, zul je de HVA niet gaan vinden.

5) Zorg voor Data-awareness
Het klinkt misschien voor de hand liggend, maar het is cruciaal dat de mensen op de werkvloer op de hoogte zijn van datakwaliteit en wat de gevolgen zijn als er fouten in de data zitten. Datakwaliteitsproblemen ontstaan immers vaak bij de mensen die ermee werken, des te belangrijker is het om ervoor te zorgen dat iedereen weet hoe je de problemen voorkomt!

6) De data-steward rol
Tot slot is de kwaliteit van de data te borgen door één iemand eindverantwoordelijk te maken voor de data. Hiervoor is in de afgelopen jaren een nieuwe rol ontstaan: de data-steward. De data-steward is o.a. verantwoordelijk voor:

• Het analyseren van behoeften vanuit het werkveld; wat vindt men van bestaande formulieren en waar liggen kansen?
• Het verkennen van mogelijkheden die de datakwaliteit verbeteren en borgen; voornamelijk op het gebied van ICT-systemen
• Het continue verbeteren van de datakwaliteit en brengt eventuele fouten in kaart

‘Waar moet ik beginnen?’

Terechte vraag; er zijn immers nogal wat aspecten waar je op moet letten om 100% correcte datakwaliteit te realiseren! Gelukkig ben je na het lezen van deze blogpost ook gelijk bij de juiste organisatie die jouw data weer op de rails krijgt. Bij Siderian zijn we gespecialiseerd op het:

• Analyseren van jouw datakwaliteit (en ja, dubbele records als ‘Hogeschool van Amsterdam’ en ‘HVA’ vinden we ook 😉)
• Het optimaliseren van de datakwaliteit; met onze datakwaliteitscan brengen we de problemen in kaart en verhelpen we deze binnen no-time
• Het borgen van de datakwaliteit in onze datakwaliteitsmonitor, zodat je altijd op de hoogte bent van jouw datakwaliteit!