Dagelijks worden er talloze werkzaamheden uitgevoerd binnen een organisatie. Kijk om te beginnen eens naar je eigen werk en wat voor handelingen je dagelijks uitvoert om je taken uit te kunnen voeren. Het begint ’s morgens met het zetten van koffie, waarnaar je vervolgens in de auto of trein stapt om naar je werk te gaan. Eenmaal aangekomen op kantoor start je hoogstwaarschijnlijk je computer op, pak je wellicht nog een kop koffie om vervolgens te starten met je alledaagse werkzaamheden. Maar hoe zien deze werkzaamheden eruit? En dan gaat het niet zozeer over de daadwerkelijke inhoud van je werk, maar over de ‘ketting van taken en activiteiten’ die je in een bepaalde volgorde uitvoert. Om bedrijfsprocessen (onder andere jouw werkzaamheden) te kunnen modelleren is BPMN 2.0 een uitstekende modelleertaal waarmee alle werkzaamheden en processen binnen een organisatie ‘getekend’ kunnen worden. Maar waarom zouden we dat willen? Wat bereiken we ermee?
Waar staat BPMN 2.0 voor?
De afkorting BPMN staat voor:
Business
Process
Modelling
Notation
Zoals je aan de benaming al kunt aflezen gaat het over het modelleren van bedrijfsprocessen, waarbij je gebruikmaakt van een aantal soorten iconen die we op chronologische volgorde met elkaar verbinden. Hiermee worden de alledaagse werkprocessen daadwerkelijk gevisualiseerd!
Er zijn meerdere redenen waarom men gebruikmaakt van BPMN om bedrijfsprocessen te visualiseren. Eén van de voornaamste redenen is het standaardiseren van werkprocessen om een uniforme werkwijze te creëren. Meestal gebeurt dit vanuit een oogpunt op kostenbesparing/efficiëntie. Het is echter belangrijk om eerst een proces te optimaliseren middels Value Stream Mapping , om ervoor te zorgen dat er geen overbodige middelen worden gebruikt tijdens de uitvoer van het proces.
Ook worden werkprocessen gemodelleerd als input voor een iBPMS (Intelligent Business Process Management Suite). Hiermee worden de stappen in het proces gedigitaliseerd en/of geautomatiseerd. Dat is in feite waar we binnen Siderian BPMN 2.0 ook voor gebruiken. Het is een taal die de basis vormt voor het digitaliseren van bedrijfsprocessen.
Traditionele (werk)processen zijn soms slecht of niet gedocumenteerd en worden vaak (alleen) verbaal overgedragen naar collega’s. Denk bijvoorbeeld aan jouw eerste werkdag bij een nieuwe organisatie, de kans is best groot dat men (voor een deel) vertelde wat je werkzaamheden waren en hoe je die het beste kunt uitvoeren. Hierbij is er vanuit het management weinig overzicht in de uitvoer van de processen. Wellicht sla je wel een stap over omdat jij die niet waarde toevoegend vindt voor het proces. BPMN stelt organisaties ook in staat om aan de hand van het gemodelleerde proces te analyseren hoe de daadwerkelijke uitvoer verloopt van een proces. Door de bedrijfsprocessen die gemodelleerd zijn in BPMN te combineren met een iBPMS kun je de output (resultaten) van de processen analyseren en hier managementbeslissingen op baseren. Een iBPMS is eigenlijk een schil om het procesmodel heen waarmee je een proces kunt digitaliseren en automatiseren. (Lees hier meer over wat een iBPMS is)
BPMN 2.0 in de praktijk
Hieronder zie je een voorbeeld van de basis in BPMN. Om te beginnen is het goed om te weten waarin je het proces modelleert; dit noemen we een pool. Een pool symboliseert in de meeste gevallen een organisatie of een gedeelte daarvan (team). Binnen deze pool zitten lanes. Een lane representeert bijvoorbeeld meerdere personen binnen een team, of meerdere teams in een organisatie. Lanes kunnen onderling met elkaar communiceren. Denk bijvoorbeeld aan het mailtje wat je van je collega ontvangt met een verzoek een klant te benaderen, hierbij verstuurt jouw collega de mail naar jou, waar jij vervolgens weer iets mee doet.
Het proces start bij een start event, te herkennen aan de cirkel met een dunne rand. Goed om te weten dat in het voorbeeld hieronder het proces start in lane 1, daar wordt de eerste actie dan ook uitgevoerd. Je ziet dat er vanuit het start proces een pijl loopt naar ‘taak 1’. Zo’n pijl noemen we de sequence flow in het proces, en bepaald de weg van het proces. Aangekomen bij taak 1 wordt er een handeling uitgevoerd. Dit kan zowel een handeling door een mens of systeem zijn, zolang het maar gedefinieerd wordt.
Na taak 2 staat er een gateway, waarmee we een optie in het proces aangeven. Afhankelijk van bepaalde voorwaarden (bedrijfsregels) wordt er besloten of het proces verder gaat in lane 1 óf dat het proces verder gaat in lane 2 (zie sequence flow naar lane 2 vanuit de gateway). Een gateway gebruik je om aan te geven dat een proces meerdere uitvoermogelijkheden heeft, vaak afhankelijk van bepaalde voorwaarden. Denk weer even terug aan je eigen werkzaamheden: je krijgt wellicht wel eens een mail van je werkgever om een bepaalde situatie op te lossen of aan te kaarten. Op zo’n moment kun je binnen je eigen werkproces bij een gateway terecht komen, je zou immers de situatie van je werkgever zelf kunnen oplossen of het verzoek doorsturen naar een collega die meer verstand heeft van die situatie.
Je ziet dus dat een proces niet altijd één uitvoermogelijkheid heeft. Sterker nog, in de meeste gevallen zijn er meerdere opties mogelijk, aangezien we met voorwaarden te maken hebben die van belang zijn bij de uitvoer van het proces.
Siderian en BPMN 2.0
Binnen Siderian Cloud (iBPMS) maken we gebruik van BPMN 2.0 om bedrijfsprocessen te analyseren, digitaliseren én te automatiseren. Hierbij worden formulieren gekoppeld aan processtappen om de input en output van de processen dagelijks te kunnen analyseren en monitoren.
Het is van belang dat de gemodelleerde processen vooraf zijn geoptimaliseerd, om een uniforme werkwijze te kunnen creëren die zo efficiënt mogelijk is beschreven. Een proces optimaliseren gebeurt middels Value Stream Mapping (VSM), waarbij de huidige processen geanalyseerd worden om vervolgens ‘waste’ te kunnen elimineren. Procesoptimalisatie is een must voor een efficiënte(re) bedrijfsvoering, je wilt immers niet dat je een uniform proces realiseert wat helemaal niet efficiënt blijkt te zijn, op die manier kost het alleen maar meer geld dan dat het bespaart!
We hebben nu de basis van BPMN 2.0 doorgenomen, er zijn echter talloze typen tasks, events en gateways die je kunt gebruiken om je proces te modelleren. Wil je graag meer kennis over BPMN 2.0 op doen? Kijk dan in het trainingsoverzicht.
Meer weten over Siderian en BPMN 2.0?
Wil je meer weten over hoe BPMN de basis is voor procesoptimalisatie én hoe je efficiënter kunt werken?