Business Intelligence: de visuele informatievoorziening

Wellicht herken je bij het oplossen van een woordzoeker dat je soms erg lang bezig bent met één specifiek woord. Je lijkt het missende woord niet te kunnen vinden ondanks dat het woord de langste is van alle andere woorden, je zou het vrij simpel moeten vinden toch? Als je alle woorden uit de woordzoeker zou kunnen opsplitsen en verticaal zou kunnen plaatsen, zou je binnen een fractie van een seconde het woord vinden:  je hoeft immers alleen op het eerste woord te letten.

In de dagelijkse business komt dit voorbeeld veel terug, en niet met woordzoekers, maar met informatie. We zijn snel geneigd de informatie die we nodig hebben te ‘plukken’ uit de gigantische databronnen die beschikbaar zijn binnen de organisatie. Business Intelligence is de methodiek die het tonen van informatie vereenvoudigd, op een visuele manier. Het gaat erom dat (logge) databestanden worden ingeladen, omgebouwd en tot slot worden gevisualiseerd tot grafieken waaruit je de data (=informatie) efficiënter kunt aflezen.

Wat houdt Business Intelligence in?

Business Intelligence (BI) is de discipline waarbij het analyseren en verzamelen van data vanuit de bedrijfsprocessen centraal staat. Denk hierbij aan inkoop- en verkoopgegevens, personeelsgegevens, klantgegevens etc. Deze ‘data’ is op het moment van binnenkomen ongestructureerd; het wordt hoogstwaarschijnlijk in een database opgeslagen waar op dat moment nog niets mee gebeurd. Organisaties verzamelen talloze soorten data, waarmee het (hoger) management zou kunnen inspelen op mogelijke ontwikkelingen. Echter, de realiteit is dat lang niet alle data (optimaal) gebruikt wordt om effectief te kunnen sturen op strategisch niveau.

Met Business Intelligence zorg je ervoor dat deze data gestructureerd wordt op een visuele wijze, middels grafieken. Je kunt je voorstellen dat het opzoeken van de maanden waarin je de hoogste omzet hebt gedraaid een langdurig proces is, mits je deze informatie gewoon in je ‘boeken’ opzoekt. Een mooi voorbeeld om BI toe te lichten: je laadt alle data in wat betreft je verkoopcijfers, om vervolgens je BI-applicatie te starten. Je kunt ervoor kiezen om bijvoorbeeld een financieel dashboard in te richten, waarbij je direct inzicht hebt in je omzet van de afgelopen 2 jaar. Je hebt de data ingeladen van 2015 tot 2020, waarmee je op de eerste plaats ziet dat de staaf op het jaar 2018 verreweg het hoogst staat. Je hebt dus in een fractie van een seconde inzicht gekregen in het feit dat 2018 jouw meest succesvolle jaar was wat betreft de omzet. Door op deze staaf te klikken/tikken kun je specifiekere informatie inzien over dit jaar, bijvoorbeeld over de maanden en welke producten er specifiek verkocht zijn.

Het bovenstaande voorbeeld is het meest standaard voorbeeld wat men kan gebruiken om BI toe te lichten. Het belangrijkste om te onthouden is dat Business Intelligence ongestructureerde data omzet tot visuele informatie.

BI-tooling

Op de markt zijn vandaag de dag talloze BI-tools beschikbaar. Een aantal van deze is gratis te gebruiken, maar sommigen kunnen ook serieuze kosten met zich mee brengen. Maar wat is een BI-tool precies en wat kun je ermee?

Een BI tool is een applicatie die in de eerste plaats bedoeld is om dashboards mee te realiseren. Een dashboard is in feite een overzicht aan zelf samengestelde grafieken, in alle soorten en maten (in de meeste gevallen volledig aan te passen naar persoonlijke wensen). Deze dashboards kun je bijvoorbeeld met Power BI op een visuele wijze samenstellen, er is weinig tot geen kennis van ontwikkelen nodig.

Om te beginnen moet je jezelf afvragen met welk doel je het dashboard wilt realiseren. Wie zijn de gebruikers en welke doelstelling(en) wil je meten? Welke informatie hebben je gebruikers nodig om te kunnen sturen en/of om te analyseren? Door deze vragen te beantwoorden wordt het mogelijk om een concrete selectie maken op de data die je voor je dashboard wilt gebruiken en hoe je dit omzet tot visuele informatie.

Nadat je hebt besloten welke informatie je wilt presenteren op het dashboard is het van belang dat je de juiste data inlaadt. Kies je ervoor om omzetcijfers te laten zien? Dan is het van belang om vanuit je database je omzetcijfers te exporteren richting je BI tool. Nu je de data hebt staan, kun je grafieken gaan ontwerpen. In de meeste gevallen heeft je BI-tool een aantal templates die je kunt gebruiken om je grafieken slechts aan te passen naar je eigen wensen.

Business Intelligence: Tips!

Natuurlijk zijn er honderden manieren om dashboards samen te stellen, waarbij het lastig is om te zeggen wat nou ‘goed’ of ‘fout’ is. In de meeste gevallen moet je een dashboard zo ontwikkelen dat je altijd zo efficiënt mogelijk bij de informatie komt die je nodig hebt (visueel!). We hebben echter wel een aantal tips samengesteld om je te helpen bij je eerste dashboard:

• Laat de juiste statistieken aan de voorkant zien
  Wat we hiermee bedoelen is dat zodra je jouw eerste dashboard opent, je direct de informatie wilt inzien die direct van belang is. Het is niet interessant om te zien dat medewerker B één minuut geleden heeft uitgeklokt. Wel is het interessant om te zien welke omzet je deze week hebt gedraaid en dat deze boven of onder de target ligt. Met andere woorden: scheidt hoofdzaken van bijzaken!
• Gebruik templates
  Het is in de meeste gevallen onnodig om het wiel opnieuw uit te vinden, zo ook bij het realiseren van een dashboard. De bekendste BI-tools hebben talloze templates beschikbaar waar je gemakkelijk gebruik van kunt maken en slechts een paar aanpassingen in hoeft door te voeren.
• Visueel!
  Ondanks dat het al een aantal keren aan bod is gekomen kunnen we niet vaak  genoeg benadrukken hoe belangrijk het is dat je dashboard visueel is. Vermijd tabellen om te voorkomen dat het visuele overzicht verloren gaat.
• Gebruik kleuren
  Een dashboard dat overal zwart is, draagt niet bepaald bij aan de ‘user experience’. Maak gebruik van diverse kleuren. Kleuren kun je het beste gebruiken om doelstellingen te visualiseren. Je gebruik zachte kleuren om ‘reguliere’ cijfers weer te geven. Echter, geeft je cijfer/grafiek aan dat deze onder de target is en daar focus op moet hebben, dan maak je ‘m rood (of juist groen als het positief is). Als alle onderdelen uit een grafiek bestaan uit zachte kleuren, zal één felle kleur (rood voor negatief, groen voor positief) er direct uitspringen waarmee je snel kunt inzien waar de focus op moet liggen.
• Overleggen
  Zorg voor draagvlak door de eindgebruikers van de dashboards actief te betrekken bij de invulling ervan. Wellicht dat zij andere prioriteiten stellen aan de informatie dan dat jij doet als dashboard-ontwikkelaar.

Siderian Cloud: Business Intelligence

Binnen Siderian Cloud maken we gebruik van BI om data op een visuele wijze te presenteren aan de eindgebruikers, waarbij er een link wordt gelegd tussen Business Process Management en BI. Op deze manier kun je de data als output uit de processen direct inzien in jouw persoonlijke dashboards.

Wil je weten hoe de informatievoorziening binnen jouw organisatie gevisualiseerd kan worden? Ben je benieuwd naar de resultaten die je ermee kunt behalen?