De mens en het verandertraject

Indien je ooit een verandertraject hebt doorgemaakt, zal de volgende situatie je maar al te bekend voorkomen: er doet zich een uitdaging voor, een probleem, een situatie die niet bepaald winstgevend te noemen is óf een concrete wens om het beter te doen. Er wordt een partij gekozen die de uitdaging mag oplossen, vaak extern, maar tegenwoordig worden veel uitdagingen ook met interne kennis aangevlogen. Een ontwerp wordt gemaakt, ‘de oplossing’ wordt gerealiseerd, iedereen is enthousiast… Maar na een paar maanden vallen de uitvoerende medewerkers terug in hun ‘oude patroon’.

Bovenstaande situatie is voornamelijk bij IT-projecten erg herkenbaar, men werkt al jaren conform een bepaalde werkwijze, waarom moet dit veranderen en ‘waarom komt er allemaal ingewikkelde techniek bij kijken?’

De voornaamste reden dat verandertrajecten moeizaam verlopen en/of uiteindelijk niet slagen, is omdat de belangrijkste factor niet (actief) betrokken wordt: de mens.

De uitdaging moet unaniem bekend zijn

Om een verandertraject te laten slagen, moet in de eerste instantie unaniem bekend zijn wáárom we gaan veranderen als organisatie. Waarom is de huidige manier van werken niet goed (genoeg)? Wat gaat de gewenste situatie ons opleveren t.o.v. de huidige situatie? Hoe zit het met de techniek? Allemaal vragen waarbij het antwoord unaniem bekend moet zijn onder iedereen die betrokken is bij de verandering, maar bovendien de eindgebruikers.

Los van het feit dat iedereen moet weten waarom er veranderd moet worden, is het extreem belangrijk om een ondersteunende bedrijfscultuur te voeren. Een medewerker die zich daadwerkelijk gehoord voelt én waarbij zijn zorgen serieus genomen worden, zal meer commitment tonen dan iemand die ‘genegeerd’ wordt.

Tot slot creëer je flink draagvlak op het moment dat je alle medewerkers vanaf stap 1 actief betrekt bij de veranderingen. Men weet immers waarom er veranderd moet worden én wat het de organisatie (en dus ook hen) gaat opleveren. Door medewerkers (lees: gebruikers) verantwoordelijkheid te geven zullen zij eerder een vorm van eigenaarschap tonen. De medewerkers zullen het product als ‘hun product’ gaan zien en niet meer zonder de nieuwe oplossing willen werken!

Maar hoe ziet een effectief verandertraject er dan uit?

Los van het feit dat de mens actief betrokken moet worden, zijn er nog meer randzaken die te maken hebben met een niet-succesvol verandertraject. Hieronder geef ik een aantal tips over hoe ook jouw verandertraject tot een succes wordt!

1) Het begin: het plan, de strategie, het doel

Het zal je niets verbazen dat dit een cruciale stap is om een verandertraject succesvol te laten verlopen. Bekijk de verandering vanaf de oorzaak: waarom is er verandering nodig? Verloopt er in de organisatie iets niet zoals gewenst? Is er behoefte aan digitalisering? Schrijf de oorzaak zo goed mogelijk uit en kijk voornamelijk naar de schaal van het probleem. Dit heeft alles te maken met de verandercapaciteit die je als organisatie bezit. Je kunt al onze tips nóg zo goed uitvoeren, als de verandering simpelweg te groot is voor de capaciteit die je bezit, moet je de verandering opknippen en stapsgewijs uitvoeren.

Zet een duidelijk doel neer: waar willen we als organisatie/team naartoe en wanneer kunnen we de verandering als een succes beschouwen?

2) Bepaal een effectieve uitvoering

Als het doel en de werkwijze eenmaal duidelijk zijn, is het niet aan te raden in één ruk een complete verandering door te lopen. Dit wordt vaak als te haastig gezien, waarbij eventuele ruimte voor reflectie ontbreekt. Je kunt een verandertraject beter indelen in fasen (agile), waarbij er na een aantal weken een reflectiemoment is. Hierbij zou iedere betrokkenen input moeten kunnen leveren op de huidige stand van zaken: wat is er al bereikt, tegen welke problemen lopen we aan, is iedereen het nog eens met de verandering? Door eventuele uitdagingen gedurende het traject te tackelen, voorkom je een oplossing die wellicht na een aantal weken niet meer gebruikt wordt.

3) Betrek en faciliteer de leidinggevenden

Voornamelijk bij grootschalige veranderingen is het van belang de leidinggevenden actief te betrekken. Zij vormen een voorbeeldfunctie voor het team waar zij leiding aan geven. Een leidinggevende die niet-ondersteunend gedrag vertoond ten aanzien van de verandering zal zijn team dan ook niet motiveren om mee te veranderen. Een leidinggevende die enthousiast is over de gevolgen van de verandering kan zijn team eerder meekrijgen, waardoor de verandering uiteindelijk een succes genoemd kan worden.

Hoe waarborg je de verandering?

Je kunt natuurlijk heel kort zeggen “de verandering is succesvol afgerond, nu moet iedereen hier gewoon mee werken”. De praktijk zegt wat anders: medewerkers vallen terug in hun oude vertrouwde patronen, gebruiken liever de systemen die zij al jaren gebruikte, raken wellicht gedemotiveerd en er doen zich nieuwe problemen in de organisatie voor. Dat is immers niet wat we willen, toch? Na een succesvol verandertraject is het belangrijk om niet direct de touwtjes los te laten en er simpelweg op te ‘vertrouwen’ dat alles nu wel goed komt.

Blijf actief monitoren en vraag regelmatig de gebruikers hoe het gaat: wat vinden zij van de nieuwe manier van werken, is het wat ze verwachtten? Is er misschien nog ruimte voor verbetering? Vinden ze het prettiger ten opzichte van de werkwijze vóór de verandering?

Onze visie

Niet voor niets is onze visie ‘het actief betrekken van mensen, processen en ICT om tot een succesvol project te komen’. De mens speelt een grote rol in de organisatie, een rol die doorslaggevend is voor het succes van een verandertraject. Onze visie uit zich in de praktijk dan ook door eerst een heldere analyse van de organisatie te maken: hoe worden de processen momenteel uitgevoerd, wie heeft welke rol, hoe ziet een ‘betere’ situatie eruit binnen deze organisatie. Meer weten over hoe we binnen jouw organisatie een succesvol verandertraject uitvoeren, waarbij concrete doelen ook écht worden behaald? Neem hier eens een kijkje!

Indien op deze website prijzen worden genoemd, ongeacht de valuta,
zijn deze altijd exclusief BtW.