Een BPMS en flexibel processen wijzigen (3/4)

In de eerste blogpost heb ik uitgelegd wat een Business Process Management Systeem (BPMS) is en wat belangrijke kenmerken en voordelen zijn. In de tweede blogpost is het stroomlijnen van processen aan bod gekomen. Dit heb ik aangetoond door het verbeteren van proceskwaliteit en datakwaliteit met behulp van automatisering, invoercontroles en toepassing van het vier-ogen principe. In deze derde blogpost, een BPMS en flexibel processen wijzigen, wil ik het hoofdkenmerk van een BPMS extra uitlichten.

Nu we namelijk halverwege de reeks zijn moet het duidelijk zijn dat flexibiliteit één van de hoofdkenmerken van een BPMS is. Het is zeer eenvoudig om wijzigingen in processen door te voeren. Sommige wijzigingen kan je zelfs veilig in de productie-omgeving doorvoeren. Andere zal je uiteraard goed moeten testen.

Ik ga de volgende drie type wijzigingen bespreken: procesmodel wijzigingen, beleids- en/of wetswijzigingen en aanpassing van business rules.

Procesmodel wijzigingen

In de afgelopen decennia zijn veel organisaties bezig geweest met procesoptimalisatie-trajecten. Met bijvoorbeeld Lean. Het doel van Lean is het verminderen van het aantal niet-waarde-toevoegende activiteiten. Je gaat je procesmodel dus aanpassen.

Laten we eens een versimpeld voorbeeld nemen: een medewerker voert in drie stappen in verschillende systemen een nieuwe klant op. Doorlooptijd: 10 minuten. Het verbetervoorstel is om de drie stappen samen te voegen tot één stap in het BPMS met een formulier waar je alle data vastgelegt. Het BPMS voert nu automatisch in de drie systemen de data op. Het vastleggen van een nieuwe klant kost nu maar 1 minuut. Dat is toch een zeer nette verbetering en realiseer je in een paar uur.

Dit voorbeeld is geïnitieerd vanuit je eigen organisatie, maar elke organisatie heeft ook te maken met extern beleid en/of wetgeving. Hierdoor is het soms noodzakelijk of wenselijk om wijzigingen in processen door te voeren.

Beleid- en wetswijzigingen

De afgelopen jaren zijn er talloze voorbeelden te noemen, maar de (nieuwe) AVG wetgeving is er één die wel heel erg in het oog springt. Hele bedrijfsprocessen zijn opnieuw ontworpen door het “privacy-by-design” principe. Elke processtap en elk systeem is AVG-proof gemaakt door alle data te beoordelen. Binnen de AVG moet je een geldige grondslag hebben om bepaalde data te mogen opslaan. Door de flexibele formulieren kan je gebruikers hierop attenderen met instructies of bepaalde opties of volledige velden verbergen.

Opties of velden toevoegen is uiteraard ook een optie. Woningcorporaties hebben bijvoorbeeld recent de behoefte gekregen om te sturen op woningen voor middeninkomens. Veelal was deze groep woningzoekenden niet als doelgroep aangemerkt in de systemen. In een BPMS voeg je dit eenvoudig toe. Voeg de optie toe aan het lijstje van doelgroepen en bepaal de definitie van de nieuwe doelgroep. Met de definitie wordt de doelgroep zelfs automatisch geselecteerd op basis van de ingevoerde data of de data uit onderliggende systemen. Nu is het een stuk makkelijker geworden om te sturen en te rapporteren over deze groep woningzoekenden.

Zo’n automatische selectie op basis van data is de toepassing van een “business rule”.

Business rules

De toepassing van business rules gebeurt in elke applicatie, maar in een BPMS spelen deze business rules een belangrijke rol. Veel aspecten in het systeem worden er door bepaald: wie welke activiteit mag uitvoeren of welke data je mag vastleggen. Maar ook wat er zichtbaar is op een formulier. Het mooie aan de architectuur van een BPMS is dat business rules centraal worden opgeslagen. Dat houdt in dat je de business rules éénmalig vastlegt om ze vervolgens eenvoudig en eenduidig te gebruiken. Het gebruik is makkelijk, maar ook het aanpassen hoeft maar op één plek te gebeuren.

Een business rule kan bijvoorbeeld een inkooplimiet van 250 euro voor medewerkers zijn. Tussen 250 en 25.000 euro moet de manager goedkeuren en daarboven moet de algemeen directeur ook zijn akkoord geven. Laten we de business rule eens toepassen in het procesmodel. Dat betekent dat de inkooporder conditioneel langs de manager moet en conditioneel langs de directeur. De business rule is nu toegepast op twee plekken in het proces. We gaan deze business rule ook nog toepassen in het formulier van de processtap waar je de inkooporder invoert. Is het totale inkoopbedrag bijvoorbeeld tussen de 250 en 25.000 euro, dan toont het formulier een hulptekst. De tekst is bijvoorbeeld “Uw inkooporder moet worden goedgekeurd door uw leidinggevende”. Als de limieten van de business rule worden aangepast, dan pas je de business rule op één plek aan in het BPMS. Je hoeft het proces en de formulieren niet te wijzigen.

Eenvoudig wijzigingen doorvoeren

In een BPMS is het snel en makkelijk om wijzigingen door te voeren. Of het nu een volledig proces is of aanpassingen door wijzigingen in beleid of wetgeving.

Volgende blogpost

In de laatste blogpost laat ik zien wat voor extra inzichten je verkrijgt in je processen door een BPMS in te zetten. Van de monitoring van de werkvoorraad, de analyse van procesdata tot aan een gedetailleerde audittrail van elk proces.