Foutieve informatievoorziening; we zien het niet

We ondergaan als organisaties de laatste jaren een gigantische digitale transformatie. De eerste transformatie vond plaats in de jaren negentig, waarbij we overschakelden van papier naar computer met de eerste ERP systemen en spreadsheets zoals Excel,  om de administratie in uit te voeren.

Tegenwoordig hebben we al weer even te maken met een nieuwe transformatie, waarbij we digitaliseren en automatiseren: het werk wordt ons makkelijker gemaakt door slimme software. Zo maken we ook gebruik van digitale informatievoorziening; overzichtelijke dashboards waarin we de stand van zaken 24/7 kunnen terugvinden, op ieder gewenst aspect. We vertrouwen ook steeds meer op onze informatievoorziening: managementbeslissingen worden genomen aan de hand van de data.

Maar; klopt het wel? Is het terecht dat we onze blik richten op de beslisser zodra de genomen beslissing niet uitpakt zoals gewenst? We moeten kijken naar de bron van het probleem; de data.

Informatievoorziening: de basis is data

Bij het opstarten/realiseren van Business Intelligence (BI; het omzetten van ruwe data naar visuele informatie) is het per definitie belangrijk om te kijken naar de data, dit is immers de input voor jouw informatievoorziening. Helaas is er nog niet genoeg oog voor de kwaliteit van data, we gaan er simpelweg nog (te) vaak van uit dat de data die we inladen gewoon klopt. Uiteraard is dit ook hoe het zou moeten zijn, we verwachten niets minder dan de beste kwaliteit.

De oorzaak van dit probleem ligt o.a. in de trends. Ieder jaar krijgen we in het eerste kwartaal talloze rapporten over de opkomende trends op het gebied van ICT en hoe jij als organisatie móet voldoen om succesvol te worden/blijven!

ICT-managers willen (uiteraard) meegaan met deze trends, en daar is op zich genomen ook helemaal niets mis mee. De business is snel, en achterblijven ten opzichte van de concurrentie kan grote gevolgen hebben. Maar doordat we kijken naar de trend, vergeten we soms de voorbereidingen en de randaspecten die vereist zijn om een trend succesvol toe te passen.

‘Moet ik dan mijn huidige informatievoorziening de deur uitgooien en opnieuw beginnen?’

Gelukkig niet! Om te beginnen zeg ik ook niet dat iedere vorm van informatievoorziening per definitie fouten bevat, de kans is er echter wel dat je data niet altijd juist is. Maar, dit ‘probleem’ is gelukkig goed te genezen. Hierbij speelt datakwaliteit een cruciale rol; we willen immers controleren hoe kwalitatief juist de data is die jij gebruikt voor je informatievoorziening. De kwaliteit van de data kunnen we goed scannen middels een datakwaliteitscan. Hiermee controleer je de datakwaliteit op recordniveau.

Datakwaliteitscan

Een datakwaliteitscan is aan te passen aan de data die jij in huis hebt, we vullen zelf de ‘checks’ in. Een check is feitelijk een omschrijving van de eisen waar jouw data aan moet voldoen. Een postcode moet bijvoorbeeld uit 4 cijfers bestaan, opgevolgd door 2 hoofdletters. Nadat je deze checks vorm hebt gegeven, kun je ze koppelen aan de data die je wilt controleren. De uitkomst is een reeks aan controles die zijn uitgevoerd, met de daar bijbehorende resultaten. De volgende stap die je neemt is het verbeteren van je datakwaliteit, ofwel de gegevens corrigeren die foutief blijken.

‘Is dat dan niet dweilen met de kraan open?’

Logische vraag; want je verbetert tot nu toe alleen maar de foutieve gegevens, nog niet de bron. De volgende stap is om te kijken waar de fouten ontstaan: kloppen de databronnen wel? Worden er meerdere bronnen gecombineerd, gaat dat wel goed? Allerlei vragen die je jezelf kunt stellen om te achterhalen waar de oorzaak van het probleem ligt. Het oplossen van die achterliggende problemen zorgt er dan ook voor dat deze fouten (met dezelfde oorzaak) niet meer terugkomen.

‘Oke, maar wat als we een nieuwe databron ontsluiten, moet ik dan wéér zo’n scan uitvoeren?’

Dit is waar dashboarding om de hoek komt kijken, en niet degene waarvan we de kwaliteit aan het verbeteren zijn 😉. Een datakwaliteitmonitor is jouw nieuwe hulpmiddel waarmee je vroegtijdig foute/errors ziet aankomen, zodat je snel kunt schakelen! De datakwaliteitmonitor is in feite een dashboard waar de kwaliteit van jouw data wordt weergeven en waar je afwijkingen in de data kunt inzien. Je hoeft dus niet steekproefsgewijs datakwaliteitscans uit te voeren, dat zou zonde van zowel tijd als geld zijn.

Siderian en Datakwaliteit

Bij Siderian zijn we gespecialiseerd vanaf het meten tot het verbeteren en controleren van de datakwaliteit. Ben je onzeker over de kwaliteit van jouw bedrijfsdata, of wil je voortaan écht voor 100% kunnen vertrouwen op jouw datakwaliteit! Lees meer over hoe we jouw partner zijn op het gebied van datakwaliteit om garant te staan voor een kwalitatieve informatievoorziening!