Lean IT; de constante verbetering van de IT-afdeling

Binnen een groot aantal organisaties is de relatie tussen de Business en de IT nog altijd niet “soepel” te noemen. De Business merkt behoeften op, of dat nou bij hun eigen werkzaamheden is, of dat zij signalen vanuit de consument ontvangen. De Business legt wensen en eisen voor aan IT, die het vervolgens dienen ‘om te zetten’ in een werkend IT-product. Het resultaat is in veel gevallen dat er een product wordt opgeleverd waarbij veel tijd en geld verloren gaat, om vervolgens de toegevoegde waarde slecht te erkennen. Lean IT zorgt ervoor dat het ‘van business naar IT’ proces efficiënt aangepakt wordt, waar bovendien de waarde voor de klant centraal staat.

Met Lean IT Kunnen efficiënte IT-processen gerealiseerd worden

Lean IT is de combinatie tussen Lean Six Sigma en IT Service Management. Binnen Lean kennen we de 5 basisprincipes, die bij Lean IT in feite ongewijzigd blijven, maar een specifiekere invulling krijgen. Met IT Service Management (ITSM) gaat het erom dat de verstrekking van informatietechnologie afgestemd wordt op de behoeften van de onderneming. Met Lean gaat het er juist om dat de klant centraal staat, en dat er voor hem een meerwaarde wordt gecreëerd, waarbij er zo min mogelijk ‘waste’ is. De 5 basisprincipes van Lean worden gespecificeerd voor IT-organisaties:

De toegevoegde waarde voor de klant
Om te begrijpen hoe je waarde kunt toevoegen voor je klanten, is het van belang dat je op de eerste plaats weet wie je klanten zijn. Daarom begin je met Lean IT met het specificeren van je klanten, zodat je daarvandaan specifiek kunt inspelen op de toegevoegde waarde die je voor hen wilt realiseren. Een groot aantal organisaties begrijpt heel goed wat van waarde is voor hun klanten, waardoor ze hen producten/diensten aanbieden waar nog niet om gevraagd is. Hierbij ben je de vraag vanuit de markt al voor en wordt er soms een risico genomen om klanten (positief) te verrassen. Een voorbeeld is BOL.com, die de laatste jaren in een ‘modern/jong’ marketing-team hebben geïnvesteerd om de jongeren doelgroepen aan te trekken. Het is natuurlijk niet zo dat jongeren destijds klachten hebben ingediend over de vorm van marketing; BOL.com heeft deze stappen zelf ondernomen, waarbij het resultaat meer dan winstgevend is.

Waar wordt de waarde voor de klanten gerealiseerd?
Vervolgens is het van belang dat je kijkt waar de waarde voor de klant wordt gerealiseerd. Een methodiek om de waardestroom uit te voeren is middels een value stream map. Hiermee breng je de hele processtroom in kaart, waarbij je onderscheid maakt tussen Customer Value Added (activiteiten die directe waarde voor de klant toevoegen) of geen waarde toevoeging voor de klant. Er zijn natuurlijk ook activiteiten vereist die geen waarde creëren voor de klant, maar wel nodig zijn om de organisatie te laten draaien. Hierbij onderscheid Lean Business Value Added (dit zijn de activiteiten die de organisatie laten ‘draaien’) en Non Value Added (dit is ‘waardeloos’ en dient geëlimineerd te worden). Binnen Lean IT gaat het dan ook om applicaties/systemen die geanalyseerd dienen te worden. Hierbij is het van belang dat je als eindgebruiker kritisch kijkt naar elk veld dat ingevuld dient te worden, elke checkbox die aangevinkt moet worden én bovendien hoeveel tijd je moet wachten tot je over kunt naar een volgende stap.

Zorg voor een doorstroming
Nu je de waardestroom analyse hebt uitgevoerd, moet je deze ook daadwerkelijk gaan uitvoeren. Met andere woorden; elimineer de ‘waste’ die je eerder hebt gedefinieerd. Het is binnen Lean IT goed mogelijk dat je de ‘wachttijd’ wilt verkorten (dat is immers een vorm van waste). Hierbij is het van belang dat je niet per se kijkt naar een compleet nieuwe applicatie die dit ‘beter’ doet, maar dat je kijkt naar de architectuur van je huidige applicatie landschap. Het is immers mogelijk dat de inrichting daarvan niet optimaal is, waardoor het laden van bepaalde activiteiten (onnodig) lang duurt.

Het doel van de ‘Flow’ (officiële Lean term) is om  de dienst/product volgens de eisen van de klant zonder tijdsverlies naar de klant te laten ‘stromen’. Denk bijvoorbeeld aan een webshop; jaren geleden was het een wonder als je pakket binnen 2 dagen in huis was. Tegenwoordig kun je (soms tegen betaling) een pakket dat je ’s morgens hebt besteld, diezelfde avond nog in huis verwachten. En ondanks dat dit wellicht vandaag de dag nog vrij bijzonder te noemen is, zal het over een aantal jaren de minimum standaard kwaliteitseis vanuit de klant zijn.

Pull

‘Doe wat nodig is, wanneer het nodig is’, dit is wat centraal staat binnen pull. Dit is één van de belangrijkste principes binnen Lean IT, omdat er tegenwoordig nog steeds maatwerk systemen worden gebouwd waarbij er functionaliteiten zijn toegevoegd die vervolgens nooit worden gebruikt. Wellicht denk je “Maar kan het kwaad?”; Ja, want binnen Lean staat de klantwaarde centraal. Een functionaliteit die geen meerwaarde bied voor de klant (omdat deze simpelweg niet gebruikt wordt) wordt erkend als ‘waste’ en dient in de eerste plaats niet gerealiseerd te zijn.

PDCA: perfectie

In het laatste principe gaat het om het streven naar perfectie. Is dat wel goed? Perfectie is immers iets wat bekend staat als ‘onbereikbaar’. Dat is ook precies het doel van dit principe. De PDCA (Plan, do, check, act) cyclus geeft aan dat er nooit een einde aan zit, waarbij organisaties iedere dag weer een stapje in de ‘verbeterde’ richting moeten zetten. Tegenwoordig worden methodieken als Agile hier op ingericht, waarbij een daily stand-up ervoor moet zorgen dat een fout die gisteren is gemaakt, in de toekomst wordt voorkomen.

Siderian en Lean-IT

Binnen Siderian maken we gebruik van Lean om binnen alle soorten IT-organisaties optimalisatietrajecten uit te voeren. Hierbij maken we gebruik van Siderian Performance Management, een integrale aanpak om continue verbeteringen te realiseren voor uw organisatie. Daarbij bieden we als IT-oplossing Siderian Cloud aan, een multifunctioneel platform (iBPMS) dat nauw aansluit op uw geoptimaliseerde organisatie.

Meer weten over de technieken die we gebruiken om ook uw bedrijfsprocessen te optimaliseren?