Master- en Referentie Data Management!

‘Met data moét je wat doen’. Deze quote hoor je de laatste jaren overal in het nieuws, magazines en blogposts (😉). Het is niet vreemd dat je die quote steeds vaker hoort, data wordt immers gezien als het ‘nieuwe goud’, mits het juist gebruikt wordt! De hoeveelheden data nemen alleen maar toe, zoveel dat de term big data geen nieuws meer is. Maar hoe zit het dan met de kwaliteit van deze data? Hoe zorgen we ervoor dat de kwaliteit stabiel blijft onder de exponentiële groei van data? Organisaties hebben altijd met een aantal ‘typen’ data te maken. In deze post gaan we het hebben over Master- en Referentie Data én hoe je hier mee om moet gaan.

Wat is Master- en Referentie Data (MDM)?

Voordat we duiken in het ‘managen van…’ is het uiteraard belangrijk om te weten wat de definitie is van Master- en Referentie data. Om dit nader uit te leggen maken we gebruik van een concreet voorbeeld: jij hebt een webshop waar je kantoorartikelen verkoopt. Binnen jouw organisatie gebruik je een aantal applicaties, waarbij deze niet allemaal tot elkaar in relatie staan.

Jouw core business bestaat uit het verkopen van kantoorartikelen via jouw website. Een klant die een artikel besteld, krijgt altijd de optie om direct een nieuwe account aan te maken. Dat is handig voor zowel jou als leverancier als de afnemer, de klant. De klant kan met zijn account altijd de status van zijn bestellingen inzien en jij als leverancier kunt hem via zijn e-mail benaderen met leuke aanbiedingen e.d.

Op het moment dat een klant een nieuwe account aanmaakt, moet jij (of iemand bij IT) de klantgegevens doorvoeren in overige systemen binnen jouw bedrijf. Je wilt immers bepaalde zaken registreren als klanttevredenheid, het percentage dat retour wordt verstuurd, totaal aantal nieuwe klanten etc.

Wat is master data?

Nu we een concreet voorbeeld hebben, kunnen we ingaan in wat master data is en wat referentie data is. Onder de master data verstaan we de stamgegevens die terugkomen in de processen, bijvoorbeeld de producten die je verkoopt. De master data hier zijn bijvoorbeeld de eigenschappen van jouw producten, denk hierbij aan het type product, de kleur, de prijs, de categorie etc.

Master data kan nog wel eens veranderen, bijvoorbeeld als je een lading nieuwe producten toevoegt aan je assortiment. Alle producten dienen dan ‘opgevoerd’ te worden in je IT architectuur (je webshop zelf om maar een voorbeeld te noemen). Je master data hoeft echter niet altijd te veranderen, het kan goed zijn dat de data enkele maanden niet verandert, als je bijvoorbeeld al die tijd hetzelfde assortiment hanteert.

Bij master data is het belangrijk dat je onthoudt dat het gaat om stamdata, die telkens terugkomt in de belangrijkste processen van je organisatie.

En referentie data?

Referentie data is data die eigenlijk nooit verandert. Het wordt in de meeste situaties eenmalig gedefinieerd, maar komt wel telkens in je bedrijfsprocessen terug. In ons geval van de webshop kun je onder referentie data bijvoorbeeld de ‘productgrootte’ verstaan. Dit is data die van belang is voor het versturen van een pakket (de kosten worden vaak hoger naarmate een pakket ook groter/zwaarder wordt).

Master data refereert dus in feite naar de referentie data.

Hoe ‘beheers’ je Master- en Referentie Data?

Je kunt je wellicht voorstellen dat er nogal wat master data in een organisatie ‘bestaat’. Dit klopt in veel gevallen ook, maar gelukkig is dit allemaal goed te beheersen. Hier komt MDM, ofwel Master Data Management bij kijken.

In de vorige alinea hadden we het over het ‘opvoeren’ van nieuwe master data.
Met MDM kun je standaardprocessen implementeren waarmee je (zo efficiënt mogelijk) nieuwe data kunt opvoeren, waarbij de datakwaliteit voorop staat.

Hieronder kun je zien hoe zo’n proces eruit ziet. Het zijn vrij simpele stappen, waarbij de kwaliteit van de data continu gemeten wordt. Je wilt immers niet dat je nieuwe master data opvoert waarbij mogelijke kwaliteitsproblemen zich voordoen (in een later stadium).

Met een MDM data hub kun je er vervolgens voor kiezen om alle master data die je opvoert (middels het bovenstaande proces) automatisch laat doorvoeren naar al je overige applicaties. Op deze manier wordt dus niet alleen de kwaliteit van je data gecontroleerd, maar wordt de correcte (opgevoerde) data ook automatisch geplaatst in al je applicaties. Met deze functionaliteit hoef je dezelfde gegevens (bijvoorbeeld het registreren van een nieuwe klant) dus niet meer handmatig in elke applicatie te plaatsen.

Tot slot kun je business rules en dataeigenaren vastleggen. Met business rules kun je jouw eigen bedrijfsregels toepassen in de datakwaliteit checks. Wat we hiermee bedoelen, is dat de data (die je opvoert) wordt gecontroleerd volgens jouw eigen ‘controle voorwaarden’. Je kunt hierbij denken aan een business rule waarbij een nieuwe klant die zich registreert minimaal 16 jaar moet zijn. Je kunt in de datakwaliteit check definiëren dat een nieuwe klant uiterlijk geboren mag zijn in 2004 (oplopend per nieuw jaar), om op die manier te controleren dat er geen minderjarige klanten in jouw bestand terechtkomen.

Het vastleggen van dataeigenaren is een handige functionaliteit om grote hoeveelheden data te ‘verdelen’ in jouw organisatie. Zo weet je precies wie er verantwoordelijk is voor elk stukje master data, zodat je altijd snel kunt schakelen. De conclusie is dat Master Data Management zorgt voor een juiste datakwaliteit en en de handmatige invoer van data verlaagt (MDM data hub)

Siderian MDM

Wijzelf hebben de afgelopen tijd onze eigen MDM module ontwikkeld en geperfectioneerd. Hierbij combineren we Siderian Data Management (SDM) en Siderian Process Management (SPM), onze Siderian Cloud modules. Hiermee hebben we een effectieve omgeving ingericht waarbij de focus ligt op het beheersen van jouw master- en referentie data. Het is mogelijk om maatwerk processen te implementeren voor het opvoeren van master data én om alle master data te controleren volgens jouw business rules.

Benieuwd geworden naar de mogelijkheid om ook jouw master- en referentiedata te beheersen? Klik op de onderstaande knop en start vandaag nog met het managen van jouw master- en referentiedata!