Process mining: analyseren en optimaliseren

Een aantal blogpost’ s geleden hadden we het over opkomende trends binnen Business Process Management (BPM). Eén daarvan was process mining; een techniek om processen te analyseren aan de hand van handelingen (events). Het doel hiervan is om een daadwerkelijke procesuitvoer te vergelijken met de ‘happy flow’ (hoe een proces optimaal zou verlopen). Maar wat houdt de techniek precies in? Wanneer moet je het gebruiken én wat is de toegevoegde waarde van process mining?

De basis van process mining

Om te beginnen sluit process mining nauw aan op BPM; de techniek waarmee je bedrijfsprocessen digitaliseert/automatiseert, om vervolgens de bedrijfsprocessen 24/7 te kunnen monitoren. Het doel hiervan is dat je als manager c.q. beslisser een overzicht van informatie hebt waarop je jouw managementbeslissingen kunt baseren.

Het eerste issue waar een beslisser hierbij tegenaan (kan) lopen/loopt, is dat hij beslissingen neemt op basis van de output van een proces; ofwel, wat is het resultaat van het uitgevoerde proces? Er is weinig/geen inzicht in de uitvoer van het proces en men is niet op de hoogte van de mate waarin het proces optimaal wordt uitgevoerd.

De basis van process mining ligt in het verhelpen van dit issue; je vergelijkt de optimale (happy) flow met de daadwerkelijke uitvoer van het proces.

Hoe gaat dit in zijn werk?

Op het eerste gezicht klinkt dit misschien als een technisch hoogstandje, maar dat valt reuze mee. Zoals ik eerder vermeldde, kijkt de process mining software naar de daadwerkelijk uitgevoerde processen. De meeste systemen/software waar men processen in uitvoert houden ‘event logs’ bij; dit zijn in feite de handelingen binnen een proces die worden uitgevoerd om tot een totaal proces te komen. Je kunt deze event logs het beste voor je zien als een soort digitaal logboek; op welke moment is welke handeling uitgevoerd (en soms ook: door wie)?

De software gebruikt deze event logs als basis om een proces in kaart te brengen.
Er wordt in feite door de software een schets gemaakt van elke handeling én welke vervolg handeling hierop wordt uitgevoerd. Er wordt als het ware een kaart gemaakt van alle handelingen en in welke volgorde deze (op basis van frequentie) worden uitgevoerd.

Hiermee wordt ook gelijk duidelijk dat process mining dus niet hetzelfde is als een rapportagetool (zoals een BPMS: Business Process Management System), maar een analysetool. Je gebruikt process mining écht om te analyseren hoe een proces momenteel wordt uitgevoerd én hoe je dit kunt optimaliseren.

Waarom zou je process mining gebruiken?

Je zou ook gewoon gebruik kunnen maken van je dashboard om procesinformatie in te zien, waarom zou je dan tóch process mining moeten gebruiken? Een dashboard laat zien wat de uitkomst (output) van een proces is, waarbij je als beslisser dus alleen kijkt naar wat er uiteindelijk uit de black-box (proces) komt rollen.

Process mining daarentegen kijkt echt naar de kern van het proces; welke stappen worden er genomen, welke vervolgstappen worden er genomen én waar liggen eventuele knelpunten/optimalisatie mogelijkheden? Het voordeel van process mining zit hem voornamelijk in het visuele: complexe processen die normaal tientallen stappen bevatten, kunnen visueel worden gepresenteerd. Process mining is daarom ook géén vervanger van je rapportagetool, maar juist een hele waardevolle aanvulling!

Siderian (Cloud) en process mining

In de BPM-module van Siderian Cloud digitaliseer je al je processen (optimaal), voer je deze uit én monitor je de status van je processen. Je zou kunnen zeggen dat Siderian Cloud (BPM) in deze een aanvulling is op process mining: in de eerste plaats analyseer/optimaliseer je de processen middels process mining, om deze vervolgens vast te leggen in Siderian Cloud. Momenteel zijn ook wij bezig met de ontwikkeling om processtappen te visualiseren middels process mining, zodat je als gebruiker in kunt zien welke stappen er worden genomen, hoeveel tijd deze gemiddeld in beslag nemen én dus ook waar verbetermogelijkheden zitten!

Wil je meer weten over onze BPM-module, zodat ook jij processen optimaal kunt vastleggen en uitvoeren? Neem eens een kijkje op onze
Siderian Cloud pagina over BPM en neem contact met ons op!

U kunt ook direct contact met ons opnemen, klik dan hier