Vandaag de dag zijn (veel) bedrijfsprocessen vastgesteld naar aanleiding van een Lean traject, wat we ook wel een optimalisatietraject noemen. De reden hiervoor is in de meeste gevallen dat het management actief/actiever wilt sturen op eventuele veranderingen én deze veranderingen bovendien (eerder) wilt zien aankomen.

Echter, het feit dat een bedrijfsproces is vastgelegd of ‘gedigitaliseerd’ wilt niet zeggen dat dit proces ook de meest doeltreffende ‘variant’ van het proces is. Men heeft destijds, gebaseerd op Lean, een model bedacht waarbij bedrijfsprocessen eenvoudig geoptimaliseerd kunnen worden: een Value Stream Map of waardestroomanalyse in het Nederlands.

Wat houdt Value Stream Mapping in?

Value stream mapping (VSM) staat aan het begin van een verbeterproject, waarbij één of meerdere processen worden gevisualiseerd om (mogelijke) knelpunten te identificeren. Het uiteindelijke doel van Value Stream Mapping is om verspillingen te identificeren en deze uiteindelijk te elimineren.

De essentie van VSM is om processen te realiseren die na een optimalisatie zoveel mogelijk meerwaarde voor de klant leveren, tegen zo laag mogelijke kosten.

Hoe gebruiken we een Value Stream Map?

Om VSM zo efficiënt mogelijk te gebruiken is er hieronder een stappenplan opgesteld:

1. Om te beginnen dien je het proces zo gedetailleerd mogelijk te omschrijven, waarbij elke stap in het proces wordt genoteerd. Daarbij is het ook belangrijk om het doel van het proces te noteren: waarom voeren we dit proces uit, wat levert het de klant op?
2. Omschrijf de huidige staat van het proces in een stappenschema, waarin je alle tijd die het in beslag neemt noteert. Vervolgens visualiseer je het huidige proces in een stappenschema. Hierbij plaats je elke processtap in een blok waarbij je de tijd ook noteert die de gehele processtap in beslag neemt.
3. Hierna noteren we de kosten per processtap.
4. De volgende stap is het berekenen van de doorlooptijd van het proces, we willen immers weten hoe lang we in totaal bezig zijn met de uitvoer van het gehele proces, ongeacht wat de bewerkingstijd is.
5. Tot slot berekenen we de PCE (process cycle efficiency) (de tijd waarbij er daadwerkelijk iets toegevoegd wordt aan het product of dienst). Dit doen we door de bewerkingstijd te delen door de doorlooptijd.Voorbeeld: 10 uur bewerkingstijd / 100 uur doorlooptijd = 10% van de tijd gedurende de uitvoer van het proces draagt daadwerkelijk bij aan het resultaat. Met andere woorden: 90% waste!

Voorbeeld van een VSM

In het bovenstaande voorbeeld ben je eigenaar van een auto merk, waarbij we kijken naar het proces waarbij nieuwe onderdelen binnenkomen. De nieuwe onderdelen worden samengesteld tot een auto, waarbij de auto tot slot de fabriek verlaat richting de klant.

Om te beginnen hebben we een distributiecentrum waar goederen binnenkomen. Daar hebben we
€ 500.000,- aan goederen opgeslagen liggen om auto’s mee te fabriceren. We beginnen bij het opbouwen van de carrosserie, waar we voor € 50.000,- aan halffabricaten van hebben opgeslagen.

Het opbouwen van de carrosserie neemt 6 uur tijd in beslag, maar is waarde toevoegend , omdat het direct bijdraagt aan het voltooien van de auto. Vervolgens voegen we de remmen en de motor toe aan de auto, waarbij we voor 100.000,- aan halffabricaten hebben liggen. De tijd die het in beslag neemt is 3 uur, waarnaar we vervolgens het interieur installeren. Het interieur installeren is een tijdrovend proces en kost 7 uur om te voltooien.

We hebben nu het huidige proces in kaart gebracht, waarbij we zowel de kosten als de tijd  in kaart brengen. We maken onderscheid tussen de totale duur van het proces (7 dagen), en de tijd die concrete waarde heeft toegevoegd aan het eindresultaat (6 + 3 + 7 = 16 uur).

We berekenen vervolgens hoeveel procent van de tijd we daadwerkelijk waarde toevoegen aan het eindresultaat van het proces: 16 uur (waarde toevoegend) / (7 x 24 uur) = 9,5%.
We verspillen maar liefst 90,5% van de totale tijd!

Value Stream Mapping: Kosten en Tijd

Het voorbeeld wat je zojuist hebt doorgelezen is een vereenvoudigde Value Stream Map. Bij een ‘echte’, uitgewerkte VSM houd je rekening met diverse soorten kosten en tijd:

1. Estimated cost per activity: dit zijn de totale kosten per activiteit.
2. Proces Time (P/T): dit is de waarde-toevoegende tijd per ‘unit’ (in ons vorige voorbeeld de auto)
3. Change-over time: dit is de tijd die verstrijkt tussen het overschakelen van de ene dienst of product naar het andere
4. Queue time: de tijd dat producten wachten om verwerkt te worden
5. Takt time: de vraag van klanten voor elk type dienst of product
6. Complexity: de hoeveelheid verschillende diensten of producten die worden verwerkt bij de activiteit
7. Uptime: de tijd dat er gewerkt wordt per dag minus de pauzes en onderbrekingen
8. Defects and rework: de tijd die wordt besteed aan het repareren van defecten (wordt vaak in procenten uitgedrukt)

Zoals je ziet zijn dat nogal wat punten waar je rekening mee kunt houden bij het opstellen van een Value Stream Map. Voor een eenvoudig proces is dit niet nodig, aangezien je wellicht genoeg informatie hebt aan alleen het kostenplaatje en vervolgens precies weet waar je op kunt besparen.

Siderian en Value Stream Mapping

Binnen Siderian Cloud, onze iBPMS (Intelligent Business Process Management Suite) maken we gebruik van VSM om processen te analyseren en te optimaliseren alvorens dit proces wordt gedigitaliseerd. Per proces is het mogelijk om de value stream map toe te voegen om in te zien waar tijd en resources verloren gingen alvorens het proces gedigitaliseerd werd.

Bent u benieuwd naar de mogelijkheden van Value Stream Mapping voor úw organisatie? Of bent u benieuwd naar het totaalplaatje omtrent procesoptimalisatie?