De afgelopen jaren hebben de ontwikkelingen binnen het digitaliseren/automatiseren van bedrijfsprocessen niet stil gestaan. Vanuit Lean (Six Sigma) ken je het optimaliseren van processen door deze te analyseren (Value Stream Mapping) en ‘waste’ te elimineren.  Maar, tegenwoordig stopt het niet meer bij het optimaliseren van een proces om vervolgens verder te gaan naar het volgende niet-geoptimaliseerde proces. Tools zoals een iBPMS (intelligent Business Process Mangamenet Suite; low-code platform) maken het mogelijk om een bedrijfsproces te digitaliseren en (gedeeltelijk) te automatiseren. BPM (Business process management) en RPA (Robotic process automation) zijn hierbij twee methodieken/systemen die digitalisering én automatisering mogelijk maken. Beide technieken hebben een verschillende werking en uitkomst, maar kunnen ze elkaar mogelijk ook aanvullen?

 

Wat is BPM (Business Process Management) ?

Binnen een organisatie zijn alle processen, structuren en workflows te analyseren én optimaliseren middels Business Process Management (BPM). Hierbij is het belangrijk om te weten dat het gaat om organisatie- en informatieprocessen. De reden hiervoor is de grote hoeveelheid ‘mensenwerk’ die binnen deze processen wordt uitgevoerd. Een aantal medewerkers is verantwoordelijk voor het uitvoeren van een keten aan taken/activiteiten binnen de processen, waarbij er in veel gevallen een afhankelijkheid ontstaat tussen collega’. Er is een grote hoeveelheid processen te beschrijven die dagelijks binnen een groot aantal organisaties wordt uitgevoerd. Vanuit het Lean Six Sigma perspectief is het van belang om deze processen zo efficiënt mogelijk uit te voeren, met zo min mogelijk ‘waste’ (tijd in het proces waarbij er geen waarde voor de klant wordt toegevoegd). Om die reden is het digitaliseren en automatiseren steeds vaker van belang. Om een voorbeeld te gebruiken kijken we naar het registreren van een klacht. Een (boze) klant belt de klantenservice om zijn situatie uit te leggen aan de medewerker. Deze medewerker noteert (activiteit) de situatie van de klant en registreert deze in het klachtenportaal (activiteit). De klacht wordt vervolgens geanalyseerd door de aangewezen medewerker (activiteit), die vervolgens een oplossing voor de klant formuleert (activiteit). De klantenservice medewerker neemt contact op met de klant om de oplossing voor te leggen (activiteit), waarbij de klant vervolgens akkoord gaat met de oplossing (of niet).

Low-code platform

Zoals je ziet is een (simpel) proces al op te delen in een aantal activiteiten, waarbij meerdere medewerkers zijn betrokken. Met BPM kun je deze activiteiten analyseren, optimaliseren, digitaliseren én automatiseren. Bij digitalisering en automatisering komt een welbekende ‘tool’ bij kijken, een iBPMS (intelligent Business Process Management Suite): een low-code platform.

Het doel van dit low-code platform is het digitaliseren en automatiseren van bedrijfsprocessen. Je kunt processen eenvoudig vastleggen middels de modelleer taal BPMN 2.0, waarbij je vervolgens een data-model definieert om proces-data te kunnen aanmaken, aanpassen of verwijderen.

Nadat je de processen binnen een low-code platform hebt gedefinieerd, is het mogelijk deze daadwerkelijk uit te voeren; hierbij heeft elke betrokkenen toegang tot zijn eigen ‘formulieren’ (formulieren worden binnen een low-code platform gebruikt om gegevens op te halen en te verwerken).

Wat is RPA (Robotic process automation)

Het analyseren, optimaliseren én digitaliseren/automatiseren van bedrijfsprocessen is waar het bij BPM voornamelijk om gaat. Het automatiseren bestaat bijvoorbeeld uit het automatisch laten verzenden van een formulier van persoon A naar persoon B. Maar waar gaat ‘Robotic Process Automation’ dan om?

RPA is een relatief nieuwe trend, waarbij je als gebruiker zonder al te veel technische kennis werk kunt automatiseren. Het is belangrijk om te weten dat het hierbij gaat om ‘simpel’ en ‘repetitief’ werk, maar wat in de meeste gevallen juist heel erg veel kostbare tijd in beslag neemt. Een voorbeeld hiervan is het kopiëren en plakken van gegevens tussen diverse systemen.

Robotic Process Automation wordt steeds vaker ingezet om ‘mensenwerk’ te simuleren en non-stop uit te laten voeren. Zoals de naam al zegt, wordt er gebruik gemaakt van ‘robots’. De robots configureer je middels software, aangezien ze niet fysiek zijn. Het configureren van zo’n robot vereist weinig technische kennis, de robot kopieert de handelingen die een mens uitvoert en ís vervolgens in staat deze handelingen zelf uit te voeren.

Het nadeel van RPA is dan ook dat deze zichzelf niet zal aanpassen als zijn omgeving is aanpast. Eerder hadden we het over hoe de ‘robot’ de menselijke acties kopieert en vervolgens zelf op commando uitvoert. Echter, als er iets in de flow verandert, bijvoorbeeld een URL van een website die verandert, dan zal de RPA niet meer werken. Hierbij leggen we een nadeel van RPA bloot; het vereist in sommige gevallen een continu onderhoud en controle (om te voorkomen dat er fouten gemaakt worden).

Een groot voordeel van RPA is dat hij zijn taken 24/7 kan uitvoeren. Een (echte) medewerker kan slechts 40 uur per week werken, een robot kan dit non-stop doen. Om deze reden is RPA een populaire techniek die de laatste jaren steeds vaker én op grotere schaal wordt geïmplementeerd.

De gecombineerde krachten van BPM en RPA

Er zijn nu twee technieken besproken die beide raakvlak hebben met werkprocessen binnen organisaties. BPM is er om processen te analyseren, optimaliseren en digitaliseren. RPA is een techniek die bedoelt is om menselijke handelingen over te nemen en zelf uit te voeren. Zijn deze technieken dan te combineren? Het antwoord is uiteraard ja, en dat heeft er alles mee te maken dat het doel van beide technieken veel raakvlak met elkaar heeft. Hoe zijn beide technieken dan te combineren om gezamenlijk één doel te realiseren?

Om te beginnen gaan we terug naar het low-code platform waar we het eerder over hebben gehad. Als voorbereiding dien je de processen eerst te optimaliseren, om ze vervolgens te digitaliseren/automatiseren binnen het low-code platform. Binnen het low-code platform formuleer je de processen middels BPMN (2.0), waarbij automatisering plaatsvindt op koppelingen tussen systemen. Wat hiermee bedoelt wordt, is dat ingevulde gegevens automatisch hun weg vervolgen naar de volgende stap in het proces. Een voorbeeld hiervan is een formulier dat door een medewerker wordt ingevuld, om vervolgens automatisch ter goedkeuring naar de HR-manager wordt verstuurd.

RPA sluit hier op aan door ‘manual’-tasks (menselijke, handmatig uitgevoerde taken) te robotiseren. Als voorbeeld is er net een nieuwe collega binnen jouw organisatie gestart. Normaal gesproken geef je als nieuwe collega al je persoonlijke gegevens door aan HRM, die deze vervolgens handmatig moeten overzetten in alle te gebruiken systemen. Denk hierbij aan de salaris administratie, het team waarin je komt te werken, de directie etc.

Dit is in feite een handeling die meermaals op dezelfde wijze wordt uitgevoerd. In een BPM platform zou je een technische (automatische) koppeling kunnen maken, waarbij de door jouw ingevulde gegevens automatisch worden verstuurd naar alle applicaties binnen de organisatie. Echter, een groot aantal ‘traditionele/verouderede’ applicaties heeft geen web services, waarbij de menselijke handeling (het kopiëren en plakken van gegevens) alsnog moet worden uitgevoerd.

RPA biedt hierin de oplossing, door een robot deze gegevens mee te geven, zodat hij deze gegevens invoert in alle applicaties. Hiermee is de menselijke handeling van het kopiëren en plakken niet langer vereist. Dit scheelt een hoop mensenwerk én staat de nieuwe collega binnen no-time geregistreerd door de gehele organisatie.

De conclusie is dat BPM en RPA absoluut geen concurrerende technieken zijn, maar elkaar eerder aanvullen. BPM is er echt op gericht om processen te optimaliseren en digitaliseren in een low-code platform, waarbij koppelingen met (externe) systemen gerealiseerd kunnen worden. RPA is hierbij ‘slechts’ een robot die menselijke handelingen simuleert en deze 24/7 uitvoert.

Hoe gaan we binnen Siderian om met beide technieken?

Binnen Siderian hebben we een low-code platform, Siderian Cloud, waarmee BPM te realiseren is. Hierin kunt u al uw bedrijfsprocessen (laten) digitaliseren en automatiseren, waarbij een overzicht van de proces-resultaten niet ontbreekt. Daarbij kijken we sinds de ontwikkelingen van RPA welke menselijke handelingen in de bedrijfsprocessen gerobotiseerd kunnen worden middels RPA. Middels deze twee technieken optimaliseren wij processen nóg verder voor een betere performance.

 

Meer weten over hoe we binnen Siderian met BPM & RPA omgaan? Lees hier meer of neem contact op met Nash Hoogwater: n.hoogwater@siderian.com, of bel 06 36 30 75 44.

U kunt ook naar de contactpagina gaan.

Spacelab 43
3824 MR Amersfoort

Telefoon: 085 130 1833

E-mail: info@siderian.com

Indien op deze website prijzen worden genoemd, ongeacht de valuta,
zijn deze altijd exclusief BtW. 

© 2021 Siderian B.V.


FOLLOW US

OVERIGE PAGINA'S

Spacelab 43
3824 MR in Amersfoort

KvK nr. 65454014
BTW nr. NL856119052B01

Indien op deze website prijzen worden genoemd, ongeacht de valuta, zijn deze altijd exclusief BtW. 

© 2021 Siderian B.V.