In de vorige blogpost ben ik ingegaan op het visualiseren van informatie: Business Intelligence. In deze post ga ik verder in op de invulling van de dashboards en hoe je hier op kunt sturen. Door middel van KPI’s kun je als organisatie strategische doelstellingen behalen door data te monitoren, analyseren en bij te sturen.

KPI’s: het begin

Nog niet zo heel lang geleden was de marketing- en salesafdeling verantwoordelijk voor heel veel offline activiteiten: campagnes, blogs, verkoopplannen opstellen, leidinggeven aan het team, relaties met klanten aanknopen en onderhouden. Al deze activiteiten waren jaren geleden gebaseerd op ervaringen en onderbuikgevoelens van medewerkers. 

Vandaag de dag zijn ervaringen en onderbuikgevoelens nog steeds van enorm belang, maar daarnaast is er iets belangrijks bijgekomen: data. Doordat tegenwoordig veel activiteiten digitaal worden uitgevoerd, wordt er veel data gegenereerd en opgeslagen.

Door te sturen op deze data, middels KPI’s, kunnen de juiste besluiten en juiste acties worden ondernomen. Hiermee worden activiteiten niet alleen gebaseerd op ervaringen en onderbuikgevoelens, maar ook op informatie die ontstaat door middel van KPI’s. Een KPI kan bijvoorbeeld ingezet worden om de klanttevredenheid te monitoren. Blijkt het dat de klanttevredenheid ver onder de maat is? Dan kun je jouw persoonlijke kennis inzetten om het probleem omtrent de klanttevredenheid te verbeteren. Het resultaat is dat je door data efficiënt in te zetten, wijsheid voor de organisatie hebt gecreëerd, je hebt immers een probleem opgelost wat in beeld is gekomen door de inzet van data.

BPMN 2.0 workflow

Wat is een KPI en hoe stel ik er een op?

KPI is de afkorting voor kritieke prestatie indicator en heeft als doel om de voortgang van prestaties meetbaar en concreet te maken. Zo kunnen prestaties van onder meer de organisatie, processen, teams en medewerkers inzichtelijk worden gemaakt. 

Het hebben van inzicht in prestaties heeft als voordeel om als organisatie continu te kunnen blijven verbeteren om: 

  • Je missie, visie en doelstellingen te waarborgen; 
  • Je doelstellingen binnen een afdelingen te waarborgen; 
  • Je succes van bepaalde processen, opdrachten en campagnes te waarborgen. 

Voor het opstellen van een KPI moet je een aantal tips in acht nemen:

  • Bedenk ten eerste altijd waarom je een KPI wilt opstellen. In de meeste gevallen neem je de strategische doelen als basis, bijvoorbeeld het verhogen van de klanttevredenheid of het verhogen van de omzet.

     

  • Als je de basis hebt gelegd voor je KPI, is het van belang om te bedenken welke stappen je moet nemen om dit doel/deze doelen te bereiken.

     

  • Bedenk op basis van deze informatie (doel -> hoe kom ik daar?) welke KPI’s je hiervoor kunt gebruiken. Bij het verhogen van de klanttevredenheid kun je bijvoorbeeld denken aan het aantal klachten dat binnenkomt, of het aantal producten dat retour wordt gestuurd in een maand tijd.

 

KPI’s: SMART

Een welbekend begrip dat altijd blijft terugkomen is SMART. Ook bij het opstellen van KPI’s geldt dat er SMART moet worden geformuleerd, omdat ze hiermee de meeste waarde zullen toevoegen: 

 

  • Specifiek: Stel de KPI duidelijk op en laat géén ruimte over voor interpretatie;
  • Meetbaar: Stel een meetbare doelstelling op (vaak cijfermatig) en beschik over de tools om de KPI te meten;
  • Acceptabel: Stel de KPI op conform de bedrijfsdoelstellingen en het beleid;
  • Realistisch: Stel de KPI op met een haalbare doelstelling binnen de gestelde tijd. 
  • Tijdsgebonden: Stel de KPI met de start- en einddatum van het doel op.

Een voorbeeld van een SMART KPI is: “in 2020 moet er 5% meer omzet geboekt zijn ten opzichte van de omzet in 2019”

Hoe meet en stuur je op KPI’s

Door het opstellen van KPI’s is het meten van alles wat er binnen de organisatie gebeurt mogelijk. Hieronder worden bijvoorbeeld drie KPI’s in kaart gebracht die relevant zijn voor de marketing- en salesafdeling: 

  • Aantal Sales Qualified Leads per maand

Hiermee wordt in kaart gebracht hoeveel gekwalificeerde leads er klaar staan om opgevolgd te worden door sales per maand.

  • Aantal sales boekingen per maand

Hiermee wordt in kaart gebracht hoeveel boekingen er zijn per maand en kan de groei worden gestimuleerd.

  • Aantal bezoekers per maand via Google

Hiermee wordt in kaart gebracht hoeveel bezoekers de website hebben bezocht via Google.  

* Uiteraard geldt nog dat ieder van de bovengenoemde KPI’s afhankelijk van de benodigde inzichten  kan worden opgedeeld met inzichten, zoals per land en regio.

In het bovenstaande voorbeeld zie je de KPI ‘Aantal boekingen per weekdag’. De KPI is opgesteld met als doel het inzichtelijk krijgen van de boekingen over een hele week. We hebben de norm ingesteld op 3 boekingen per dag, dat wilt zeggen dat we 3 boekingen of meer per dag willen terugzien. Echter, je ziet dat er op zowel donderdag als vrijdag slechts 2 boekingen per dag hebben plaatsgevonden. Het resultaat is dat we kunnen gaan sturen op deze bevindingen. Na deze bevindingen kun je jezelf afvragen waarom er juist op die twee dagen minder wordt geboekt dan op de overige weekdagen. Het voordeel van de KPI is het inzichtelijk krijgen in de boekingen per dag. Het was immers een stuk lastiger geweest als je alleen het aantal boekingen per week kon zien (in ons voorbeeld: 16 boekingen over de hele week), aangezien je dan niet weet op welke dagen je onder de norm zit.

Wanneer een organisatie te veel, weinig of géén KPI’s heeft is het lastig om de concrete voortgang van de doelstellingen te meten, met als gevolg dat je niet de juiste besluiten en acties kunt ondernemen om je doelstellingen te realiseren. 

Werken met KPI’s

Met Siderian Business Intelligence maken wij jouw strategische, tactische en operationele informatie zichtbaar. Hiermee houdt je de vorderingen om bedrijfsdoelstellingen te halen, nauwlettend in de gaten in jouw gepersonaliseerde dashboard. 

Met vastgestelde KPI’s, in een solide datawarehouse, visualiseren wij je performance indicatoren op heldere en eenduidige wijze. Waar nodig zorgen wij voor realtime ontsluiting van je databronnen.

Meer weten over hoe we binnen Siderian met KPI’s en Business Intelligence omgaan? Lees hier meer of neem contact op met Nash Hoogwater: n.hoogwater@siderian.com, of bel 06 36 30 75 44.

U kunt ook naar de contactpagina gaan.

 

Spacelab 43
3824 MR Amersfoort

Telefoon: 085 130 1833

E-mail: info@siderian.com

Indien op deze website prijzen worden genoemd, ongeacht de valuta,
zijn deze altijd exclusief BtW. 

© 2021 Siderian B.V.


FOLLOW US

OVERIGE PAGINA'S

Spacelab 43
3824 MR in Amersfoort

KvK nr. 65454014
BTW nr. NL856119052B01

Indien op deze website prijzen worden genoemd, ongeacht de valuta, zijn deze altijd exclusief BtW. 

© 2021 Siderian B.V.